Externe Kommunikation ist die Art und Weise, wie ein Unternehmen oder eine Organisation mit Personen außerhalb der Organisationsstruktur kommuniziert. Dies reicht von Kunden und Kunden über Versorger und Geschäftspartner bis hin zu Spendern und grundsätzlich allen, die nicht auf der Gehaltsliste des Unternehmens stehen. Eine gute externe Kommunikation ist ebenso wichtig wie eine gute interne Kommunikation. Daher muss besonders darauf geachtet werden, dass die Personen außerhalb des Unternehmens die gleiche Sorgfalt und den gleichen Respekt erhalten wie die innerhalb des Unternehmens.
Externes Feedback sammeln. Feedback bezieht sich auf die Berichte aller externen Quellen, die Stärken und Schwächen bei der Erbringung von Dienstleistungen und Produkten aufzeigen. Unabhängig davon, ob Kunden sich beschweren, oder Sie Kunden Umfragen anbieten, die Ihre Leistung bewerten oder eine andere Methode verwenden, das Feedback weist auf Lücken in Ihrer Kommunikationsfähigkeit hin.
Behandeln Sie die externen Kommunikationsprobleme, die Sie finden. Sie haben vielleicht das Gefühl, dass Kunden das Gefühl haben, dass sie nicht mit Respekt behandelt werden oder dass sie von Firmenvertretern herumgetragen werden. Möglicherweise stellen Sie fest, dass Ihr E-Mail-Dienst E-Mails von Kunden als Spam falsch kennzeichnet, sodass Anfragen und Fragen nicht empfangen werden. Es gibt Hunderte von möglichen externen Kommunikationsproblemen. Wenn Sie genau herausgefunden haben, was eine Fehlkommunikation verursacht, können Sie fortfahren.
Erstellen Sie eine Lösung für die externen Kommunikationsprobleme. Wenn Kunden beispielsweise berichten, dass Vertreter zu viel Fachjargon verwenden, sollten Sie die Vertreter darin trainieren, die Dinge so einfach wie nötig aufzuschlüsseln. Wenn Ihre Kunden melden, dass Ihr Telefondienst nicht funktioniert, lassen Sie ihn reparieren und richten Sie ihn so ein, dass er so einfach wie möglich navigiert werden kann. Wenn Online-Kunden mehr Informationen wünschen, aktualisieren Sie Ihre Website und bieten Sie ihnen möglicherweise die Möglichkeit, Bestellungen zu verfolgen oder Sofortnachrichten von einem Mitarbeiter zu erhalten. Was auch immer die Lösung sein sollte, es sollte das Anliegen ansprechen und eine praktikable Lösung darstellen.
Sammeln Sie Feedback zur Lösung Ihres externen Kommunikationsproblems. Sie müssen die Gefühle derjenigen, die von der Lösung betroffen sind, sehen, um zu sehen, ob das Problem gelöst wurde oder nicht, und zwar sowohl für die Mitarbeiter Ihres Unternehmens als auch für die externen Vertreter, die am externen Kommunikationsprozess teilnehmen.
