Das 1993 verabschiedete Gesetz über den familiären Krankenurlaub schützt die Arbeitsplätze bestimmter Angestellter, die sich unbezahlten Urlaub nehmen müssen, um ein Neugeborenes oder Adoptivkind oder ein schwerkrankes Familienmitglied zu betreuen. FMLA schützt auch die Arbeitsplätze von Angestellten, die selbst schwer krank oder verletzt sind und sich für die Genesung beurlauben müssen. Die medizinische Natur der meisten FMLA-Anfragen löst Datenschutz- und Vertraulichkeitsprobleme aus, die Arbeitgeber beachten müssen.
Übermittlung von medizinischen Informationen
Einige medizinische Informationen können nicht vollständig vertraulich behandelt werden. Für die Genehmigung eines FMLA-Urlaubs muss der Arbeitgeber beispielsweise die Empfehlung eines Arztes auf der Grundlage eines ernsten Gesundheitszustands überprüfen. Das Arbeitsministerium empfiehlt die Verwendung eines Standardformulars für ärztliche Empfehlungen für die FMLA. Das Formular ermöglicht es dem Arzt, Angaben zum Zustand zu machen, einschließlich der erforderlichen Urlaubsdauer. Das Formular ist online auf der Website des Arbeitsministeriums verfügbar.
Zugang zu medizinischen Informationen
Der Zugang zu Krankenakten wird durch das Health Information and Accountability Act geregelt. Das Gesetz regelt strikt, wer Zugang zu medizinischen Informationen hat, aus denen die Identität der Person ermittelt werden kann. Die HIPAA ist ausgewogen, um den Beschäftigten des Gesundheitswesens Informationen zur Verfügung zu stellen, damit sie ihre Arbeit erledigen können, und unter anderen Umständen, wie etwa FMLA-Anfragen. Das Gesetz verlangt jedoch, dass der Zugang zu Krankenakten stark eingeschränkt wird. Als FMLA-pflichtiger Arbeitgeber dürfen Sie den Zugang zu diesen Krankenakten nur auf bestimmte Arbeitnehmer beschränken, die aus geschäftlichen Gründen unbedingt Zugang haben müssen.
Speicherung von medizinischen Informationen
Als Arbeitgeber müssen Sie die medizinischen Informationen der Mitarbeiter vor denjenigen schützen, die nicht für den Zugriff auf diese Informationen bestimmt sind. Alle Krankenakten sollten getrennt von den Personalakten aufbewahrt werden. Medizinische Dateien, die sich auf FMLA-Anfragen beziehen, sollten in verschlossenen Aktenschränken aufbewahrt werden, zu denen nur bestimmte Mitarbeiter Zugang haben. Beim Faxen und Fotokopieren von medizinischen Informationen von Mitarbeitern sollten Protokolle erstellt und strikte eingehalten werden, um die Privatsphäre der Mitarbeiter zu gewährleisten. Wenn beispielsweise ein medizinisches Datenformular versehentlich in einem Fotokopiergerät verbleibt und dann von Unbefugten eingesehen wird, haftet Ihr Unternehmen für die Verletzung der Privatsphäre, nicht für den fehlerhaften Mitarbeiter.
Bedenken der Arbeitgeber
In FMLA-Situationen benötigen Arbeitgeber häufig Zugang zu bestimmten Krankenakten ihrer Angestellten. Die HIPAA sieht vor, dass die Mitarbeiter den Arbeitgebern die schriftliche Genehmigung erteilen, nur auf die Datensätze zuzugreifen, die für den Zustand, für den die FMLA-Befreiung beantragt wird, relevant sind, ohne eine pauschale Berechtigung für den Zugriff auf alle Krankenakten zu erteilen. Arbeitgeber können auf der Grundlage einer ärztlichen Empfehlung für FMLA eine Zweitmeinung einholen und sich auch direkt mit dem Arzt in Verbindung setzen und den Zustand besprechen. Solche Gespräche müssen auch vom Mitarbeiter autorisiert werden. Mitarbeiter, die FMLA suchen, müssen angemessene Unterlagen vorlegen und werden diese Berechtigungen höchstwahrscheinlich erteilen.
