In einer Büroumgebung ist es wichtig, stets ein professionelles Auftreten zu pflegen. Pünktlich ist wichtig und jeder Versuch sollte pünktlich ankommen. Wenn Sie keinen wichtigen Anruf erwarten, sollten die Handys ausgeschaltet oder auf Vibration eingestellt sein, um das Büro nicht zu stören. Ziehen Sie sich für die Art des Geschäfts in der richtigen Kleidung an. Zum Beispiel würde das Tragen von Jeans in einer professionellen Büroumgebung als unangemessen gelten, aber Jeans können in einem Konstruktionsbüro akzeptabel sein.
Kundendienst
Einer der wichtigsten Faktoren bei Büroabläufen ist, wie Kunden behandelt werden, wenn sie telefonieren oder das Büro besuchen.
Im persönlichen Umgang mit Kunden ist es eine gute Idee, die Person mit einem Lächeln zu begrüßen und auf ihre Bedürfnisse zu achten. Wenn ein Kunde mit einer Beschwerde kommt, aufmerksam zuhören, aber nicht defensiv, konfrontativ oder verärgert wird, dient dies nur dazu, die Situation zu eskalieren. Zeigen Sie echte Besorgnis durch Gesichtsausdruck oder Körpersprache, wenn sich ein Kunde beschwert. Wenn der Kunde schimpft, lassen Sie ihn schimpfen - versuchen Sie nicht, ihn aufzuhalten oder darüber zu sprechen. Sobald sie ihre Beschwerde eingereicht haben, antworten Sie in Ruhe, indem Sie ihnen sagen, was Sie tun möchten, um zu helfen oder an wen Sie sie weiterleiten, und wie diese Person bei der Lösung des Problems helfen kann.
Telefonetikette
Da die Person am anderen Ende der Leitung Sie nicht sehen kann, sollten die Telefone schnell beantwortet werden. Die Person am anderen Ende sollte das "Lächeln" in Ihrer Stimme hören können. Beantworten Sie eingehende Anrufe immer mit dem Namen des Unternehmens, wobei darauf zu achten ist, dass der Name des Unternehmens verständlich dargestellt wird. Manchmal ist es notwendig, Anrufe zu überprüfen, bevor sie an den Empfänger weitergeleitet werden. Machen Sie jeden Versuch, den Namen der Person richtig zu stellen. Halten Sie einen Notizblock bereit, um den Namen des Anrufers im Falle von Unterbrechungen aufzuschreiben, oder der Empfänger antwortet nicht und der Anruf wird zurückgewiesen. Dadurch wird es möglich, den Anrufer direkt anzusprechen.
Interaktion mit anderen Mitarbeitern
Es ist nie eine gute Idee, persönliche Anliegen mit anderen Mitarbeitern zu besprechen oder sich mit dem Klatsch im Büro zu befassen. Politik und Religion sollten als Gesprächsthema vermieden werden.
Seien Sie immer respektvoll, wenn Sie andere Mitarbeiter ansprechen. Eine gute Faustregel ist, wenn die Person, an die Sie sich wenden, eine Untergebene ist, es in Ordnung ist, sie mit ihrem Vornamen anzusprechen, aber ein Vorgesetzter oder ein Vorgesetzter sollte als Herr oder Frau angesprochen werden, es sei denn, sie verlangen, dass sie zuerst angesprochen werden Name.
Organisation
Der Arbeitsbereich sollte immer sauber, ordentlich und organisiert sein. Wenn Sie krank sind oder aus irgendeinem Grund nicht im Büro sind, muss möglicherweise jemand Informationen von Ihrem Schreibtisch abrufen und sollte nicht alles in Ihrem Arbeitsbereich durchsuchen müssen, um das zu finden, wonach er sucht. Es ist auch wichtig, dass Sie keine persönlichen Gegenstände auf oder in Ihrem Schreibtisch aufbewahren, da jemand zufällig auf etwas „stolpert“, das Sie nicht öffentlich machen möchten.
Aufmerksamkeit fürs Detail
Wenn für die Arbeit mehrere Schritte erforderlich sind, empfiehlt es sich, eine Checkliste zu erstellen und jedes Element abzulegen, sobald es abgeschlossen ist. Egal welche Aufgaben mit viel Liebe zum Detail betrieben werden, ist entscheidend für eine gute Arbeit.
Wenn die Dokumenterstellung Teil des Jobs ist, stellen Sie sicher, dass für jedes Dokument eine Rechtschreib- und Grammatikprüfung durchgeführt wird. Was auch immer die Arbeit erfordert, es ist immer eine gute Idee, die Arbeit noch einmal zu überprüfen, bevor sie eingereicht wird.
