Die Herde in Ihrem Inventar zu reiten ist eine der schwierigsten Aufgaben bei der Führung eines Unternehmens. Auf der operativen Seite möchten Sie immer wissen, wie viel Produkt verkauft werden kann und wann Sie mehr bekommen. Ihre Buchhalter benötigen genaue Bestandsaufnahmen, damit sie Ihre Bücher in Ordnung halten und Ihnen die Informationen geben können, die Sie für geschäftliche Entscheidungen benötigen. In den meisten Fällen, aber nicht in allen Fällen, möchten Sie dies wahrscheinlich über ein permanentes Inventarsystem durchführen.
Periodisches Inventarsystem
Es gibt zwei Möglichkeiten, mit Ihrer Bestandskontrolle umzugehen. Zum einen führen wir ein so genanntes periodisches Inventarsystem durch, was bedeutet, dass Sie am Ende eines bestimmten Zeitraums - eines Monats, eines Quartals, eines Jahres oder was auch immer in Ihrer Situation funktioniert - Ihre Türen schließen und das Inventar, das Sie zur Verfügung haben, physisch zählt. Aus buchhalterischen Gründen bezeichnen Sie dies als Schlussbestand für Ihre Periode. Ihre bisherige Inventur war der Anfangsbestand für diesen Zeitraum. Sie fügen alle Ihre Einkäufe zum Startinventar hinzu, ziehen alle Verkäufe ab und in einer idealen Welt sieht das Ergebnis sehr ähnlich aus wie Ihr Schlussinventar. Natürlich leben wir nicht in einer idealen Welt. Je länger Sie zwischen den Lagerbeständen wechseln, desto mehr Unstimmigkeiten schleichen sich ein. Unter dem periodischen Inventarsystem ist die Lagerbestandsmenge nur dann genau, wenn sie gezählt wird ist eine große Unannehmlichkeit.
Perpetual Inventory System
Das permanente Inventarsystem erfordert viel mehr Einrichtung, aber sobald es installiert ist, ist es viel einfacher zu bedienen. Jedes Inventar, das Sie besitzen, wird beim Kauf in Ihr Computersystem eingegeben. Wenn es aus dem Inventar kommt, wenn es verkauft oder verbraucht ist, wird es automatisch vom vorhandenen Inventar Ihres Computersystems abgezogen. Wenn es in Ihrem Geschäftsmodell darum geht, zu wissen, was Sie haben und wann Sie mehr bestellen müssen, was für fast jedes Unternehmen gilt, bietet die Verwendung der Perpetual Inventory-Methode viele Vorteile.
Periodische versus ewige Inventur
Welchen Ansatz Sie bei der Verwaltung Ihres Bestands verwenden, hängt von Ihrer Situation ab. Wenn Sie zufrieden sind, auf einer "Mom and Pop" -Basis zu arbeiten, um Ihr Unternehmen klein zu halten und Ihr Inventar niedrig zu halten, reicht ein periodisches Inventarsystem möglicherweise aus. Das Setup ist minimal und Sie können Ihr Inventar so oft zählen, wie Sie es für notwendig erachten. Wenn Ihre Pläne für Ihr Unternehmen mit viel Wachstum verbunden sind, sollten Sie die Perpetual Inventory-Methode zum frühestmöglichen Zeitpunkt implementieren, am besten vom ersten Tag an.
Der Nachteil ist, dass die permanente Inventurmethode kompliziert in der Einrichtung ist und erhebliche Investitionen in Computer, Software und Fachwissen erfordert. Wenn Sie ein knappes Budget haben, was bei Start-ups häufig der Fall ist, kann diese Anfangsinvestition mehr sein, als Sie bequem verwalten können. Manchmal müssen Sie sich mit einem Inventar- und Buchhaltungssystem auseinandersetzen, das kurzfristig eine grundlegende permanente Lagerverwaltung bietet. Sie können jedoch auf ein umfassenderes Angebot aufgerüstet werden, wenn Ihr Unternehmen und Ihre Einnahmen wachsen.
Es ist nicht perfekt
Bei einem permanenten Inventarsystem geht es darum, dass Sie immer eine genaue und aktuelle Zählung der verfügbaren Artikel haben. Das stimmt weitgehend, aber in der realen Welt gibt es immer eine Lücke zwischen Theorie und Praxis. Sie verlieren Produkt an Bruch und Diebstahl; Lieferanten rechnen Sie falsch aus, Sie erhalten Bestellungen, die um ein paar Stück über- oder unterschritten werden, Vertriebsmitarbeiter rufen Verkäufe oder Rückerstattungen falsch an und so weiter. Gute Schulungs-, Sicherheits- und Bestandsführungspraktiken können dazu beitragen, dies auf ein Minimum zu beschränken. Sie müssen jedoch immer wieder eine echte Zählung durchführen, um die Anzahl der Zahlen zu überprüfen, mit denen Sie arbeiten.
Sie können sich mindestens einmal im Jahr für eine vollständige Inventur entscheiden, oder Sie entscheiden sich für fortlaufende "Zykluszahlen". Das bedeutet nur, dass Sie bestimmte Teile Ihres Inventars auswählen, um regelmäßig nach Abweichungen zu suchen. Sie können sich auf die Artikel mit dem höchsten Wert oder auf das höchste Volumen konzentrieren, da sie am wahrscheinlichsten Probleme bereiten, oder Sie können das gesamte Inventar im Laufe des Jahres ein wenig zählen und Ihr Inventar anpassen, wenn Sie Fehler finden.
Unbefristetes Inventar in Einzelhandels- / Großhandelsumgebungen
Der beste Fall für permanente Lagersysteme ist der Einzelhandel. Wenn Ihr Kunde ein Produkt an die Theke bringt, rufen Sie es mit einem Scanner an, oder geben Sie eine Teilenummer manuell ein. Scannen ist besser möglich, da dies die Möglichkeit von Fehlern verringert. Sobald der Verkauf abgeschlossen ist, verringert Ihr System den verfügbaren Lagerbestand, um zu ermöglichen, was in der Hand Ihres Kunden durch die Tür geht.
Wenn einer Ihrer anderen Vertriebsmitarbeiter dieses Produkt von einem Computer in einer anderen Abteilung nachschlägt, wird die neu überarbeitete Summe auf dem Bildschirm angezeigt. Ihr System kann Sie auch dazu auffordern, mehr zu bestellen, wenn Ihr Verbrauchsmaterial knapp wird, oder die Bestellung sogar automatisch aufgeben. Die besten Systeme überwachen auch die Rabatte und Mindestbestellmengen Ihrer Lieferanten. Sie können also festlegen, dass 950 Stück nicht bestellt werden, wenn ein Rabatt von 1.000 gilt. Großhändler arbeiten auf die gleiche Weise, außer dass sie von Herstellern und Händlern kaufen und an Einzelhändler verkaufen.
Dauerhafte Bestandsaufnahme in Fertigungs- und Produktionsumgebungen
Wenn Sie Produkte herstellen und nicht nur verkaufen möchten, verwenden Sie ein permanentes Inventarsystem etwas anders. In diesem Fall handelt es sich bei den Artikeln in Ihrem Bestand um Rohstoffe oder Unterbaugruppen, die letztendlich zu Fertigwaren werden. Sie müssen auch Ihre Rohstoffe im Auge behalten, während sie auf dem Weg zur Fertigware sind. Dies kann je nach Produkt eine oder zwei Sekunden oder mehrere Jahre dauern. In diesem Zustand werden sie als in Arbeit befindliche Arbeit gezählt. Mit einem effizienten Perpetual Inventory System sollten Sie nie genug Rohstoffe haben und wissen, wie viele fertige Waren Sie zum Verkauf anbieten. Noch wichtiger ist, dass Sie auch wissen, wie hoch Ihre Herstellungskosten waren, selbst wenn Ihre Materialien in den Kosten schwanken.
LIFO- und FIFO-Buchhaltung
Ihre Inventurverwaltung sollte immer sicherstellen, dass das älteste Produkt in Ihren Regalen zuerst verkauft wird, auch wenn es nicht besonders verderblich ist. Die Verpackung nimmt mit der Zeit ab, Boxen werden beschädigt und sogar Stahlnägel rosten schließlich. Für ewige Buchhaltungszwecke können Sie jedoch entscheiden, ob Sie jedes Inventar als das älteste oder das aktuellste Inventar betrachten. Diese Systeme werden First-In-First-Out und Last-In-First-Out oder kurz FIFO und LIFO genannt.Wenn die Preise steigen, ist das älteste Produkt immer das billigste und das neueste Produkt immer das teuerste. Wenn die Preise fallen, ist das Gegenteil der Fall. Dies hat einige wichtige Auswirkungen darauf, wie Sie Ihre Kosten berücksichtigen.
LIFO, FIFO und COGS
Angenommen, zu Demonstrationszwecken wurde der älteste Gegenstand in Ihrem Inventar zu 85, - $ gekauft, der neueste kostete Sie 95, - und Sie verkaufen zu 110, - $. Wenn Sie auf FIFO-Basis arbeiten, beträgt Ihr Gewinn 110 US-Dollar minus 85 US-Dollar oder 25 US-Dollar. Wenn Sie auf LIFO-Basis arbeiten, werden Sie bei einem Verkauf nur 15 USD Gewinn erzielen. Wenn Sie das Ziel haben, möglichst hohe Gewinne zu erzielen, um potenzielle Investoren zu beeindrucken oder zu beeinflussen, könnte es von Vorteil sein, die FIFO-Methode zu verwenden. Wenn Sie Ihre aufgezeichneten Gewinne einbehalten möchten, um Ihre Steuerrechnung zu minimieren, kann die LIFO-Methode in diesem hypothetischen Fall sinnvoller sein. Sie können beide Methoden verwenden, solange Sie konsistent sind. Um die tatsächlichen Kosten der im Einzelhandel verkauften Waren oder die Produktionskosten in der Fertigung im Auge zu behalten, können Sie sich für eine gewichtete Durchschnittsmethode entscheiden, die Ihre tatsächlichen Kosten überwacht, wenn diese nach oben und unten steigen.
