Berichte sind die am weitesten verbreitete Methode zur Verbreitung von Informationen in der Geschäftswelt. Sachberichte analysieren und beschreiben eine Situation und enthalten viele genaue Daten. Erfolgreiche Berichtersteller wissen, dass das Schreiben des Berichts nur das Ende des Prozesses ist. Sie planen ihren Bericht, prüfen ihren Zweck und wer sie lesen wird, und sie entscheiden, was sie einreichen und wie sie effektiv organisiert werden sollen. Ein effektiv geschriebener und gut dargestellter Sachbericht ist das Ergebnis eines sorgfältig geplanten Prozesses.
Identifizieren Sie den Reader und legen Sie die Ziele fest
Betrachten Sie das Wissen des Lesers
Bedenken Sie, was der Leser bereits weiß. Häufige Probleme in Tatsachenberichten überschätzen und unterschätzen das Wissen eines Lesers. Es ist leicht, Leute mit Jargon zu überwältigen oder mit einfachen Informationen zu langweilen. Versuchen Sie herauszufinden, wie viel Ihr Leser bereits weiß, und kommunizieren Sie auf dem entsprechenden Wissensstand.
Verstehen Sie die Interessen Ihrer Leser
Denken Sie über die Haltung des Lesers nach. Der Leser kann besondere Interessen, Vorlieben oder Abneigungen haben. Verstehen Sie, was Ihr Leser wirklich will. Legen Sie einen Bericht vor, der ihre Einstellungen anspricht oder nicht gelesen wird. Überlegen Sie, ob die Person, die den Bericht liest, dies anhand von vorgefassten Meinungen über den Inhalt tun wird.
Entscheiden Sie, welches Wissen der Leser benötigt
Entscheiden Sie, welches Sachwissen der Leser benötigt. Berücksichtigen Sie, inwieweit Sie Hintergrundinformationen angeben oder technische Begriffe definieren müssen.
Betrachten Sie die gewünschten Fakten
Schauen Sie sich an, welche Fakten der Leser erfahren möchte. Überlegen Sie, wie die von Ihnen präsentierten Sachdaten dies liefern werden. Manchmal zeigt der Prozess, dass ein Bericht überhaupt nicht erforderlich ist oder dass das Ziel auf andere Weise erreicht werden kann.
Materialien, Struktur und Stil
Material sorgfältig auswählen
Wählen Sie Ihr Material sorgfältig aus. Halten Sie es einfach und begründen Sie Ihre Schlussfolgerungen. Vereinfachen Sie so viel wie möglich. Verwerfen Sie Fremdmaterial und konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche. Begründen Sie Ihre Schlussfolgerungen mit Fakten und geben Sie an, wo Sie sie gefunden haben. Bauen Sie die Fakten in einen logischen und konsistenten Fall auf, damit Ihr Leser zu den gleichen Schlussfolgerungen gelangen kann.
Planen Sie die Struktur des Berichts
Planen Sie die Struktur des Berichts. Die Tatsachen sollten eine Reihe von Anweisungen sein, die den Leser zu Ihrer Schlussfolgerung führen. Beginnen Sie mit der Unterteilung Ihres Berichts in wichtige Abschnitte. Jedes Thema kann auf diese Weise unterteilt werden. Diese Unterteilungen werden möglicherweise zu den Überschriften Ihres Berichts.
Machen Sie unter jeder Überschrift eine Liste aller Punkte, die Sie ansprechen möchten, und notieren Sie sich die Informationen, die Sie zur Unterstützung benötigen. Ordnen Sie die Punkte in einer logischen Reihenfolge an, die Ihren Zielen entspricht.
Wenden Sie einen geeigneten Stil an
Wenden Sie einen geeigneten Stil an. Obwohl Berichte strengen Konventionen folgen, gibt es Raum für persönlichen Stil. Effektive Berichte verwenden einen Entwurfs- und Umformungsprozess. Wählen Sie eine dem Leser vertraute Terminologie. Fachbegriffe sind für Fachkollegen nützlich, für andere jedoch verwirrend.
Verwenden Sie geeignete Präsentationstechniken
Verwenden Sie geeignete Präsentationstechniken. Berichte enthalten Tabellen, Diagramme, Balkendiagramme oder andere Diagramme zur Darstellung von Daten.
Befolgen Sie die Konventionen des Berichtsschreibens
Bereiten Sie eine Titelseite vor
Bereiten Sie eine Titelseite vor. Diese enthält normalerweise Titel, Untertitel, Datum, Name des Autors und Position im Unternehmen. Es wird auch angegeben, wer den Tatsachenbericht erhält. Es kann auch eine Referenznummer oder eine andere Form der Klassifizierung tragen.
Eine Zusammenfassung schreiben
Eine Zusammenfassung schreiben. Dies ist insbesondere dann erforderlich, wenn der Bericht lang ist. Es gibt beschäftigten Leuten den Kern des Berichts, ohne dass sie alles lesen müssen. Eine attraktive Zusammenfassung kann Menschen dazu motivieren, den gesamten Bericht zu lesen.
Fügen Sie eine Inhaltsseite ein
Fügen Sie eine Inhaltsseite ein. Auf dieser separaten Seite sind die Hauptabschnitte oder Kapitel, Unterabschnitte und Anhänge aufgeführt. Sie enthält auch Seitennummern und sollte die Beziehung zwischen Abschnitten angeben.
Schreibe eine Einführung
Verwenden Sie eine Einführung, um den Zweck des Tatsachenberichts zu erläutern. Dies gibt Hintergrundinformationen und erklärt, warum dies notwendig ist. In der Einleitung wird das Ziel des Berichts, die Personen, für die es geschrieben wurde, und sein Umfang festgelegt.
Organisieren Sie den Hauptteil des Berichts
Organisieren Sie den Hauptteil des Berichts. Diese enthält Ihre detaillierten Fakten und Erkenntnisse, zeigt, wie sie erreicht wurden, und zeigt die Schlussfolgerungen an, die Sie gemacht haben. Liefern ihre schlüsse. Fassen Sie die wichtigsten Tatsachenpunkte Ihres Berichts zusammen und legen Sie ein überlegtes Urteil darüber ab.
Tipps
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Versuchen Sie, Kopien anderer Berichte zu erhalten, die für die beabsichtigte Zielgruppe geschrieben wurden. Dadurch erhalten Sie eine klare Vorstellung davon, was von Ihnen erwartet wird.
