Ein Spesenbericht ist ein Bericht, der einem Kunden oder einem Arbeitgeber übermittelt wird und der die Ausgaben angibt, die ein Angestellter oder Auftragnehmer gezahlt hat, während er eine Aufgabe für den Kunden oder den Arbeitgeber erledigt. Spesenberichte werden auch von Unternehmern zu Steuerzwecken verwaltet.
Funktion
Eine Spesenabrechnung dokumentiert die Kosten einer bestimmten Aktivität, die an die Person, Organisation oder Gesellschaft weitergegeben wird, in deren Auftrag die Aktivität ausgeführt wurde. Normalerweise werden in einer Spesenabrechnung nur die Ausgaben aufgeführt, die der Ersteller für die Erstattung erstatten möchte. Belege und Protokolle werden normalerweise zur Unterstützung einer Spesenabrechnung bereitgestellt, um zu überprüfen, ob die Ausgaben tatsächlich angefallen sind.
Verwendungszweck
Eine Spesenabrechnung wird häufig verwendet, um Auftragnehmer und Mitarbeiter zu erstatten, indem sichergestellt wird, dass sie eine interne Spesenrichtlinie sowie die Regeln des Internal Revenue Service zur Abzugsfähigkeit von Geschäftsausgaben einhalten. Spesenberichte werden ebenfalls aufbewahrt, um dem IRS nachzuweisen, dass bestimmte Aufwendungen im Geschäftsverlauf entstanden sind.
Die häufigsten Kosten, für die Mitarbeiter erstattet werden, sind Reise-, Mahlzeiten- und Unterhaltungskosten.
Reisekosten
Flugkosten, Kilometer mit einem persönlichen Fahrzeug, Mautgebühren, Mietwagengebühren, Hotelzimmer, auf der Straße gegessene Mahlzeiten, Trinkgelder für Hotelservice-Mitarbeiter und Parkgebühren am Flughafen sind alles Beispiele für die Kosten, die viele Kunden oder Arbeitgeber erstatten, wenn eine Kostenaufstellung dokumentiert wird die Ausgaben werden zur Verfügung gestellt.
Mahlzeiten und Unterhaltungskosten
Wenn Sie einen potenziellen Kunden zum Mittagessen mitnehmen oder eine Beförderung in einer Bar mit einem Kollegen feiern, sind dies Beispiele für Mahlzeiten und Unterhaltungskosten, die ein Kunde oder Arbeitgeber möglicherweise erstattet, wenn er eine Spesenabrechnung erhält. Vor der Erstattung kann der Arbeitgeber oder der Kunde Quittungen verlangen, in denen Trinkgeld und andere Servicegebühren aufgeführt sind.
Kreditkartenabrechnungskonten
Viele Organisationen und Unternehmen verlangen, dass die Mitarbeiter die Geschäftskosten mit einer Kreditkarte bezahlen, die auf den Namen des Mitarbeiters ausgestellt wurde. Der Mitarbeiter ist häufig persönlich für die Bezahlung der Rechnung verantwortlich.
Die Organisation oder das Unternehmen erhält eine Kopie der Rechnung und erstattet die in dieser Kreditkartenrechnung ausgewiesenen Kosten nur, wenn Belege wie Quittungen, Protokolle und geschäftliche Gründe in Form einer Spesenabrechnung vorgelegt werden.
Warnung
Es ist wichtig, die Kostenpolitik oder die Erwartungen des Kunden / Arbeitgebers zu verstehen, bevor Kosten entstehen, für die eine Erstattung erwartet wird. Nur sehr wenige Dinge können einen Auftragnehmer oder ein Arbeitsverhältnis schneller belasten als eine Uneinigkeit über das Geld.
Es ist oft eine gute Idee, eine Kopie der mit einer Spesenabrechnung eingereichten Belege aufzubewahren, falls eine doppelte Einreichung erforderlich ist.
