Ihr Kommunikationsplan ist ein funktionierendes, dynamisches Dokument, das Ihnen hilft, Ihre Aufgaben zu erledigen, Meilensteine zu verfolgen und Ihre nächsten Schritte zu planen. Sie binden Ihren Plan an ein übergeordnetes Ziel, z. B. ein Produktverkaufsziel oder ein Unternehmensreputationsziel, und enthalten segmentierte Zielgruppen und Schlüsselbotschaften, die an jedes Publikum übermittelt werden. Im Laufe Ihrer Karriere müssen Sie möglicherweise mehrere Kommunikationspläne erstellen, und zwar sowohl für externe Zielgruppen wie Kunden und Medien als auch für interne Zielgruppen wie Mitarbeiter.
So erstellen Sie einen Kommunikationsplan
Segmentieren Sie Ihre Zielgruppen. Sie müssen die Zusammensetzung jeder Zielgruppe, der Personen, mit denen Sie kommunizieren werden, ermitteln. Sind sie aktuelle Kunden, die möglicherweise bereits in ein Produkt investiert sind und nach einer neueren Version suchen? Sind sie Nutzer eines Konkurrenzprodukts und suchen nach einem Grund für eine Änderung? Sind sie frühe Anwender wie Techno-Geeks, die immer auf der Suche nach dem nächsten neuen Gerät sind? Weitere Beispiele für segmentierte Zielgruppen sind Medien, Finanzanalysten und potenzielle Mitarbeiter.
Ermitteln Sie die wichtigsten Meldungen. Ihre wichtigsten Botschaften sind die wichtigsten Punkte, die Sie über ein Produkt, eine Dienstleistung oder Ihr Unternehmen vermitteln müssen. Sie werden diese Nachrichten entsprechend in jeden Kommunikationsartikel integrieren. Versuchen Sie, Ihre Kernbotschaften auf drei pro Zielgruppe, Ausgabe oder Produkt zu beschränken, da dies die Chancen für eine Retention erhöht. Ein Beispiel für eine Schlüsselbotschaft ist: „Das Unternehmen XYZ recycelt 60 Prozent seiner Büroprodukte und eliminiert täglich 250 Pfund Mülldeponien.“
Schreiben Sie Ihre Ziele. Ihre Ziele benennen, was Sie mit Ihrer Kommunikation erreichen möchten. Beispiele für Kommunikationsziele sind „Bilden Sie das Bewusstsein für die freiwilligen Bemühungen unseres Unternehmens“ oder „Erhöhen Sie die Medienanrufe an unseren CEO, die um Interviews bitten.“ Denken Sie daran, dass jedes Ziel an ein übergeordnetes Ziel des Unternehmens gebunden sein sollte, da sonst Ihre Kommunikation funktioniert ein Vakuum.
Schreibe deine Strategien auf. Sie benötigen mindestens eine und möglicherweise mehrere Strategien für jedes Ziel. Wenn beispielsweise verbesserte Medienbeziehungen zu Ihren Kommunikationszielen gehören, könnte eine Strategie lauten: "Erstellen Sie einen auf Geschäftsmedien ausgerichteten Medienplan." Wenn Sie versuchen, die Beteiligung der Mitarbeiter an ehrenamtlichen Aktivitäten der Gemeinde zu erhöhen, kann dies eine Strategie sein. "Erstellen Sie interne Verfahren, um die Teilnahme von Freiwilligen im gesamten Unternehmen zu fördern."
Schreibe deine Taktik auf. Die Taktik besteht aus den "Arbeitsaufträgen" des Plans, den detaillierten und spezifischen Aktivitäten, die Sie Ihrer Strategie entnehmen, um Ihre Ziele zu erreichen. Das Einrichten einer Medientour an der Ostküste ist zum Beispiel eine Taktik, ebenso wie eine Pressekonferenz. Die Entwicklung einer internen Arbeitsgruppe zur Schaffung von Anreizen für die Freiwilligenarbeit ist ebenfalls eine Taktik. Bei der Erstellung von Taktiken müssen Sie die Kosten und Ihre Arbeitskräfte berücksichtigen, um zu beurteilen, wie realistisch Ihre Taktiken sind.
Tipps
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An einem bestimmten Punkt werden Sie möglicherweise aufgefordert, ein Budget für die Umsetzung Ihres Plans zu erstellen. oder es kann vor dem Erstellen eine angezeigt werden. Behalten Sie auf jeden Fall Ihre Ressourcen im Auge, während Sie den Kommunikationsplan erstellen.
Warnung
Lassen Sie wichtige Spieler beim Erstellen Ihres Kommunikationsplans nicht aus. Bitten Sie um Zusammenarbeit und Feedback, um sicherzustellen, dass Ihr Plan ein Erfolg ist und nicht von anderen Abteilungen oder Mitarbeitern abgelehnt wird, die sich nicht für den Prozess verantwortlich fühlen.
