In mehreren Situationen müssen Sie möglicherweise ein Bestätigungsschreiben verfassen, z. B. die Überprüfung der Beschäftigung eines Arbeitnehmers oder den Abschluss eines Kurses durch einen Studenten. Bestätigungsbriefe sind im Wesentlichen Bestätigungsbriefe und sollten im Idealfall direkt und präzise sein. Wenn Sie zu irgendeinem Zweck ein Bestätigungsschreiben erstellen müssen, verwenden Sie ein Standard-Geschäftsbriefformat und geben Sie so genau wie möglich an. Da diese Art von Brief als offizielle Aufzeichnung verwendet werden kann, ist es wichtig, dass die Informationen eindeutig sind und die Sprache klar ist.
Geben Sie den Brief auf Ihrem Briefpapier mit Ihrem Briefkopf ein. Wenn Sie noch keinen haben, erstellen Sie oben im Dokument einen Header, der Ihren Namen, Ihre Adresse, Ihre Telefonnummer und Ihre E-Mail-Adresse enthält.
Doppelter Speicherplatz und geben Sie das aktuelle Datum ein. Doppelklicken Sie erneut auf das Leerzeichen und geben Sie den Namen des Empfängers und seine Berufsbezeichnung, seinen Firmennamen und die Adresse des Unternehmens ein.
Öffnen Sie mit einer formalen Anrede, indem Sie den Empfänger anhand des Namens mit dem entsprechenden Präfix ansprechen. Zum Beispiel "Lieber Mr. Jones."
Geben Sie eine Betreffzeile und eine kurze Überschrift ein, um anzugeben, worauf sich der Buchstabe bezieht. Zum Beispiel: "Betreff: Bescheinigung über die Beschäftigung von Mary Charleston."
Geben Sie einen einleitenden Absatz ein und erläutern Sie genau, was Sie zertifizieren. Wenn es sich bei der Angelegenheit um Namen von Einzelpersonen oder Unternehmen und Daten handelt, geben Sie diese hier an. Zum Beispiel: "Damit wird bestätigt, dass Mary Charleston vom 3. November 2008 bis zum 4. März 2010 bei der Roberts Bank beschäftigt war."
Geben Sie einen zweiten Absatz ein und erklären Sie, in welcher Behörde Sie den Brief schreiben. Mit anderen Worten, warum sind Sie die Person, die aufgefordert wird, die Anfrage zu bestätigen. Im vorherigen Beispiel könnte es sich bei dem Absender um Mrs. Charlestons Chef bei der Roberts Bank handeln.
Danken Sie dem Empfänger für seine Zeit und enden Sie mit einem formellen Abschluss wie "Mit freundlichen Grüßen". Doppelter Speicherplatz zweimal und geben Sie Ihren Namen ein. Drucken Sie den Buchstaben aus und unterschreiben Sie Ihren Namen über Ihrem eingegebenen Namen.
