Ein Abteilungsvorschlag wird im Allgemeinen verwendet, um Ressourcen für ein neues oder erweitertes Programm, einen neuen Dienst oder eine andere Art der Geschäftstätigkeit zu erhalten, für die eine Genehmigung erforderlich ist, um die Mittelzuweisung der Abteilung zu verwenden. Es muss kurz genug sein, um die Zeit des Entscheidungsträgers zu respektieren, aber umfassend genug, um Zustimmung zu erhalten. Ein Angebot kann eine Antwort auf eine Angebotsanfrage (Request for Proposal, RFP) sein oder kann unaufgefordert sein.
Angebotserstellung
Tun Sie Ihre Forschung. Lesen Sie die RFP oder den Leitfaden für Abteilungsvorschläge sorgfältig durch. Wissen, wonach sie fragen (Format, Länge, Anzahl der Abschnitte). Folgen Sie genau den Anweisungen. improvisiere nicht
Wissen Sie, wem Sie den Vorschlag unterbreiten: dem CEO, der Geschäftsleitung oder einem Abteilungsleiter. Sie müssen den Vorschlag nach seinem Standpunkt darstellen. Der CEO wird eine strategischere Sichtweise benötigen, während der Manager mehr Verfahrensdetails benötigt. Der Vorstand wird aus beidem bestehen, daher sollten beide Ziele gut dokumentiert sein.
Lesen Sie den strategischen Plan der Abteilung oder einen gleichwertigen Plan. Sie müssen zeigen, wie Ihr Vorschlag ein strategisches Ziel oder ein wichtiges Ergebnis erfüllt. Lesen Sie alle anderen relevanten Abteilungsdokumente, insbesondere diejenigen, die sich auf den Bereich beziehen, in dem Sie arbeiten.
Angebotsentwicklung
Beginnen Sie mit einem Verlauf des Problems, das Sie lösen, oder mit dem Service, den Sie ausführen. Beschreiben Sie den Bedarf oder stellen Sie eine Bedarfsanalyse bereit. Zeigen Sie Ihr Verständnis für die Abteilungsstruktur und wo dieser Vorschlag passt.
Ermitteln Sie die Vorteile Ihres Vorschlags - möglichst quantitativ. Heben Sie die Stärken und Möglichkeiten quantitativ hervor und zeigen Sie Lösungen für Schwächen und Bedrohungen. Beschreiben Sie Optionen und mögliche Alternativen hinsichtlich der relativen Kosten und des Nutzens. Führen Sie eine Risikoanalyse durch. rechtliche Erwägungen einbeziehen und Lösungen für identifizierte Risiken identifizieren. Geben Sie Ihre bevorzugte Option an und zeigen Sie warum.
Identifizieren Sie die personellen und materiellen Ressourcen, die für die empfohlene Option erforderlich sind, sowohl hinsichtlich der Anzahl als auch der Kosten. Stellen Sie sicher, dass alle Ihre Angaben korrekt sind und Sie über die Ressourcen verfügen, um die von Ihnen versprochenen Ergebnisse zu liefern.
Geben Sie den Zeitrahmen der Arbeit eindeutig an. Fügen Sie eine grundlegende Projektstrukturplan oder ein Gantt-Diagramm hinzu, beides Tools zum Projektmanagement. Wenn Sie mit ihnen nicht vertraut sind, finden Sie einen Kollegen. Stellen Sie sicher, dass Sie die Namen aller Kollegen angeben, die entweder verbal oder im Vorschlag wichtige Hilfe leisten.
Legen Sie den Vorschlag vor dem Absenden für 24 Stunden ab. Lesen Sie es gründlich durch und identifizieren Sie eventuelle Schwächen. Straffung der Grammatik. Bitten Sie jemanden, dem Sie vertrauen, um Korrektur zu lesen, und schreiben Sie ihn gegebenenfalls neu.
Erstellen Sie eine Zusammenfassung. Geben Sie auf einer oder weniger Seiten die wichtigen Teile des Vorschlags an. Setzen Sie dies als erste Seite. Die zweite Seite sollte ein genauer Index oder ein Inhaltsverzeichnis sein.
Tipps
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Wenn Sie persönlich anwesend sein möchten, üben Sie Ihre Präsentation vor einem Spiegel oder präsentieren Sie sich einem Kollegen als Trockenlauf.
Versprechen Sie niemals, was Sie nicht liefern können, oder erheben Sie Ansprüche, die unbegründet oder unwahr sind.
