Effektive Geschäftskommunikation ist entscheidend für den Erfolg Ihres Unternehmens. Dies hat einen großen Einfluss auf die Leistung Ihres Unternehmens und die Produktivität seiner Mitarbeiter sowie auf Ihr Endergebnis. Als Unternehmer müssen Sie in der Lage sein, Ihre Vision und Ziele klar zu kommunizieren, Beziehungen zu Kunden und potenziellen Partnern aufzubauen und mit Ihrem Team zu interagieren.
Grundlagen der Geschäftskommunikation
Manager, CEOs, Teamleiter und andere Fachleute müssen lernen, gute Kommunikatoren zu sein, um ihrer Verantwortung gerecht zu werden. Unabhängig davon, ob Sie mehr Produkte verkaufen, ein starkes Team aufbauen oder Ihre Marketingaktivitäten maximieren möchten, ist es wichtig, dass Sie die Grundlagen der Geschäftskommunikation beherrschen.
Wenn Sie Erfolg haben wollen, reicht es nicht aus, ein guter Stratege zu sein oder brillante Ideen zu haben. Sicher, Sie können Mitarbeiter einstellen, um mit Ihren Kunden zu kommunizieren und Ihre Dienstleistungen zu fördern, aber Sie müssen Ihre Vision dennoch in Worte fassen. Es liegt in Ihrer Verantwortung, Ihren Mitarbeitern Feedback zu geben, ihnen zuzuhören und die Unternehmensziele zu besprechen.
Bei der Geschäftskommunikation geht es darum, Informationen zwischen Personen innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens auszutauschen. Es kann viele Formen annehmen, beispielsweise formelle und informelle Kommunikation, interne und externe Kommunikation, rechtliche Kommunikation, laterale oder horizontale Kommunikation und mehr. Betrachten Sie es als einen bidirektionalen Kanal, um Anweisungen, Ideen, Meinungen, Berichte usw. zu übertragen.
Damit Kommunikation effektiv ist, muss sie wechselseitig sein. Sie müssen klar sprechen und aufmerksam zuhören. Vergewissern Sie sich außerdem, dass Sie die Grundlagen der Geschäftskommunikation verstehen.
- Struktur
- Relevanz
- Konsistenz
- Klarheit
- Neuigkeit und Primat
- Mittel
Zuallererst muss Ihre Nachricht gut strukturiert sein und eine Öffnung, einen Körper und einen Abschluss haben. Egal, ob Sie E-Mails senden, telefonieren oder ein Projekt präsentieren, behalten Sie diese strukturellen Elemente im Auge. Beginnen Sie mit einer kurzen Einführung in Ihre Botschaft, um das Publikum wissen zu lassen, was Sie erwartet. Sie könnten zum Beispiel so etwas sagen: "Heute werden wir unsere Marketingstrategie für das nächste Quartal diskutieren." Präsentieren Sie anschließend Ihre Ideen im Detail. Je nach Kontext müssen Sie möglicherweise Ihre Aussagen mit Zahlen und Fakten sichern. Schließen Sie Ihre Nachricht mit einer kurzen Schlussfolgerung, in der die wichtigsten Punkte beschrieben werden, die Sie besprochen haben.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Nachricht für die Zielgruppe klar und relevant ist. Stellen Sie sich vor, Sie versuchen einem Kunden zu erklären, dass er ein komplettes Website-Makeover benötigt, anstatt ein paar kleinere Änderungen. Sie könnten versucht sein, Webdesign, Suchmaschinenoptimierung, Absprungraten und andere technische Aspekte zu besprechen, tun dies aber nicht. Der Kunde weiß möglicherweise nicht, was diese Dinge bedeuten und warum sie wichtig sind. Stattdessen sollten Sie sich darauf konzentrieren, wie eine vollständige Neugestaltung Ihrer Website für Ihr Unternehmen von Nutzen ist. Sagen Sie ihm, dass er mehr Kunden erreichen, die Markenbekanntheit erhöhen, die Retentionsrate erhöhen, die Datensicherheit verbessern und so weiter.
Halten Sie Ihre Botschaft stets konsistent, passen Sie sie jedoch an das Publikum und den Kontext an. Wenn Sie Ihre Meinung ständig ändern, riskieren Sie, Ihre Glaubwürdigkeit zu verlieren.
Es ist eine Sache, Ihren Mitarbeitern mitzuteilen, dass sie die Kundendaten schützen und ihre Software auf dem neuesten Stand halten, und eine weitere Sicherheitsrichtlinie. Durch die schriftliche Kommunikation ist es einfacher, Ideen zu klären und sicherzustellen, dass sich alle auf derselben Seite befinden.
Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre Nachricht einprägsam ist. Fügen Sie eine klare, klare Aussage bei, die Ihre Überzeugungen stärkt und sich auf das Thema bezieht. Starten oder beenden Sie Ihre Nachricht mit einem Zitat oder einer anderen kraftvollen Öffnung. Manchmal kann auch Humor helfen. Egal, ob Sie mit einem Kunden oder einem Mitarbeiter sprechen, geben Sie ihr etwas, woran sie sich erinnern kann.
Laut Psychologen erinnern sich manche Menschen eher daran, was sie zuletzt gesehen oder gehört haben. Dies wird als Neuigkeitseffekt bezeichnet. Andere neigen dazu, sich an das zu erinnern, was sie zuerst gesehen oder gehört haben, was als Primat-Effekt bezeichnet wird. Daher ist es sinnvoll, Ihre Nachricht mit einer aussagekräftigen Anweisung zu starten und / oder zu schließen.
Eine andere Sache, die zu beachten ist, ist das Kommunikationsmedium. Wie planen Sie Ihre Botschaft zu vermitteln? Es gibt verschiedene Arten von Kommunikationsmedien, und jedes hat einzigartige Eigenschaften. Dazu gehören unter anderem:
- Präsentationen
- Berichte
- Onlinekommunikation
- Geschäftstreffen
- Video- und Telefongespräche
- Sozialen Medien
- Printmedien
- Verträge und andere formelle schriftliche Dokumente
Rechtliche Aspekte der Geschäftskommunikation
Wenn Sie einen Vertrag schreiben oder juristische Dokumente einreichen, ist es noch wichtiger, klar zu kommunizieren. Eine schlechte Kommunikation kann zu hohen Bußgeldern, Betrug, Diffamierung, Einkommensverlusten und teuren Gerichtsverfahren führen.
Machen Sie sich mit den Gesetzen in Ihrem Bundesland oder Landkreis, einschließlich der mit Werbung zusammenhängenden, vertraut. Ihre Marketingkampagnen müssen zum Beispiel wahrheitsgemäß sein und den Gesetzen Ihrer Branche entsprechen. Wenn Sie Nahrungsergänzungsmittel verkaufen, können Sie nicht behaupten, dass Ihre Produkte Krankheiten heilen oder verhindern. Außerdem können Sie Alkohol und Zigaretten nicht als vorteilhaft für die Kunden vermarkten. Sichern Sie Ihre Ansprüche mit harten Fakten und machen Sie die erforderlichen Angaben.
Überprüfen Sie Ihre Geschäftsverträge und Vereinbarungen. Wenn Sie etwas zu sagen haben, schreiben Sie es schriftlich. Fügen Sie einen Abschnitt hinzu, in dem die im Vertrag verwendeten Begriffe klar definiert sind. Fügen Sie relevante Abschnitte wie Vertragslaufzeit und Kündigung, Garantien, Salvatorische Klausel und Vertraulichkeit hinzu.
Achten Sie auch darauf, wie Sie mit Ihren Mitarbeitern kommunizieren. Wählen Sie Ihre Worte sorgfältig aus. Vermeiden Sie Drohungen oder Diskriminierung von Mitarbeitern. Wenn Sie beispielsweise einem Mitarbeiter mitteilen, dass er zu jung ist, um ein bestimmtes Projekt zu übernehmen, wird Ihnen möglicherweise eine Diskriminierung aufgrund des Alters vorgeworfen. Einem Manager, der behinderte Angestellte ärgert, kann Diskriminierung aufgrund einer Behinderung vorgeworfen werden, selbst wenn sein Verhalten die betreffende Person nicht verletzen sollte.
Warum ist Geschäftskommunikation wichtig?
Wenn Sie die wichtigsten Aspekte der Kommunikation kennen, ist es nicht schwer zu verstehen, warum es so wichtig ist. Eine effektive Kommunikation kann Ihre Beziehungen zu Kunden, Mitarbeitern und Geschäftspartnern stärken und gleichzeitig die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen gewährleisten. Darüber hinaus können Sie sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen und dabei helfen, Ihre Marketingaktivitäten bestmöglich zu nutzen.
Die Bedeutung der externen Kommunikation in einer Organisation sollte nicht unterschätzt werden. Als Manager oder Unternehmer müssen Sie in der Lage sein, Ihre Botschaft sowohl an die Zielgruppe als auch an Investoren, Aktionäre, Lieferanten und potenzielle Partner zu übermitteln. Live-Events beispielsweise bieten Ihnen die Möglichkeit, die Aufmerksamkeit Ihrer Interessenten zu gewinnen oder die Finanzierung Ihres kleinen Unternehmens sicherzustellen. Eine durchdachte Rede oder eine ansprechende Produktpräsentation kann Ihren Ruf stärken und Verkäufe generieren. Interviews und Pressemitteilungen ermöglichen es Ihnen, Kunden und Investoren über Ihre neuesten Projekte zu informieren. Sie möchten beispielsweise über Ihre neue Zusammenarbeit mit einer Marke oder über eine neue Produktlinie sprechen, die die Branche stören wird. Wenn Sie klar kommunizieren und einen echten Mehrwert bieten, werden Sie Ihre Marke begeistern.
Auch die interne Kommunikation ist unerlässlich. Fast die Hälfte der Mitarbeiter verlässt ein Meeting selten oder nie und weiß nicht, was als nächstes zu tun ist. Tatsächlich haben 21 Prozent der Fachleute keinen formalen Plan für die interne Kommunikation. Wenn Sie den Zweck und die Ziele eines Meetings nicht eindeutig angeben, kann dies zu Verwirrung und Konflikten am Arbeitsplatz führen.
Führungskräfte, die gute Kommunikatoren sind, können die Moral der Mitarbeiter steigern, die Fluktuationsrate senken und die Produktivität im Unternehmen steigern. Sie haben auch eine stärkere Bindung zu ihren Teams und erleben weniger Konflikte. Darüber hinaus stellt eine effektive interne Kommunikation sicher, dass Ihre Mitarbeiter ihre Rollen und ihren Beitrag zum Wachstum und zum Erfolg des Unternehmens verstehen.
