Unabhängig davon, ob Sie in Ihrem Unternehmen neue Computer kaufen oder einen Lieferanten suchen, um Mitarbeiter auszubilden, ist es hilfreich, Schritt für Schritt zu folgen, um sicherzustellen, dass Sie das bekommen, was Sie brauchen, und dabei auch Ihr Budget und Ihre Erwartungen an das Produkt oder die Dienstleistung berücksichtigen. Ein solcher Prozess gibt Ihnen die Möglichkeit, die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens detailliert zu untersuchen und Produkte und Anbieter auszuwählen, die für Ihre Situation am effektivsten sind. Wenn Sie einem geschäftlichen Einkaufsprozess folgen, werden Sie nicht nur Ihren Einkauf abschließen, sondern auch die Ergebnisse überprüfen, um zu wissen, was für zukünftige Einkäufe möglicherweise besser funktioniert.
Tipps
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Die 8 Schritte des Geschäftsprozesses sind:
- Ermittlung des Geschäftsbedarfs;
- Bestimmen eines Budgets;
- Auswahl eines Einkaufsteams;
- Festlegung von Spezifikationen;
- Suche nach Optionen;
- Auswertungsmöglichkeiten;
- den Kauf tätigen; und
- den Kauf neu bewerten.
Identifizieren Sie die Geschäftsanforderungen
Der Einkauf ist ein wichtiger Aspekt bei der Führung eines Unternehmens. Daher müssen Unternehmen unbedingt Produkte und Dienstleistungen kaufen, die ihre Geschäftstätigkeit in gewisser Weise verbessern. Bevor Sie eine Kaufentscheidung treffen, müssen Unternehmen ein wahres Bedürfnis ihres Unternehmens erkennen. Der Kauf neuer Software kann beispielsweise die Bestandsverwaltung verbessern, oder das Hinzufügen eines Druckers kann die Produktivität steigern. Häufig stellen Mitarbeiter ihren Arbeitgebern Bedürfnisse gegenüber, während Arbeitgeber zu anderen Zeiten ein Bedürfnis erkennen müssen, nachdem sie den Arbeitsablauf und die Geschäftsziele überprüft haben.
Bestimmen Sie ein Budget
Unabhängig davon, ob es sich um kleine oder große Unternehmen handelt, kann ein Budget dazu beitragen, dass Unternehmen keine übermäßigen Ausgaben tätigen und die Anschaffungskosten für Anschaffungen, die sie für ihren Betrieb benötigen, unterschreiten. Ein Budget gibt dem Einkaufsteam einen Leitfaden, den es verwenden kann, wenn es nach Anbietern und Produkten recherchiert und Einkaufsmöglichkeiten abwägt.
Wählen Sie ein Einkaufsteam aus
Wählen Sie Einzelpersonen aus Ihren Mitarbeitern aus, um nach Optionen für den Kauf zu suchen, den Ihr Unternehmen tätigen möchte. Es hilft, Personen zu verwenden, die an vorderster Front stehen und mit dem Artikel, den Sie kaufen möchten, verwickelt sind. Diese Personen verstehen die Prozesse hinter dem gekauften Artikel und sind wahrscheinlich am besten mit den Funktionen und Vorteilen vertraut, die Ihrem Unternehmen einen Mehrwert bieten können.
Spezifikationen festlegen
Erarbeiten Sie mit dem Einkaufsteam ein klares Bild der Spezifikationen für das Produkt oder die Dienstleistung, die Ihr Unternehmen kaufen möchte. Wenn Sie einen Drucker für ein Immobilienbüro kaufen, kann es sich bei den Spezifikationen um ein Gerät handeln, das in Farbe druckt, eine Größe von weniger als 24 Zoll aufweist, auf Glanzpapier und Fotopapier druckt, über 64 MB Arbeitsspeicher verfügt und bis zu 60 MB kabelt 17 Seiten pro Minute und arbeitet mit Mac- oder Windows-basierten Betriebssystemen. Diese Details können dem Einkaufsteam dabei helfen, Artikel zu identifizieren, die die Anforderungen des Unternehmens sofort erfüllen, und Optionen zu suchen, die nicht den allgemeinen Anforderungen entsprechen.
Suche nach Optionen
Verwenden Sie die Produktspezifikationen, um nach geeigneten Optionen zu suchen. Finden Sie Anbieter und Anbieter, die das von Ihnen gesuchte Produkt anbieten. Berücksichtigen Sie Anbieter, mit denen Sie in der Vergangenheit zusammengearbeitet haben, für diejenigen, die Verkäufe haben oder Rabatte für Unternehmen wie Ihres anbieten.
Bewerten Sie Ihre Optionen
Grenzen Sie Ihre Suche ein und ermitteln Sie die besten Optionen für Ihr Unternehmen. Arbeiten Sie mit dem Einkaufsteam zusammen, um die Vor- und Nachteile jeder Option zu ermitteln. Berücksichtigen Sie Kosten, Funktionen, Wartung, Lieferzeiten, Zahlungsoptionen, Kundenservice und den Ruf des Anbieters.
Kauf abschließen
Bestimmen Sie, wie Ihr Unternehmen für den Kauf bezahlen möchte, und ermitteln Sie das Mitglied des Einkaufsteams, das den Kauf abschließen soll. Wenden Sie sich an den Verkäufer, der das Produkt liefert, das Sie kaufen möchten, und tätigen Sie den Kauf.
Bewerten Sie den Kauf erneut
Es ist wichtig, die Einkäufe nachzuverfolgen, um festzustellen, ob der Einkauf für Ihr Team funktioniert oder nicht. Erhalten Sie Feedback zum Kauf, damit Sie wissen, ob Änderungen an den Spezifikationen vorgenommen werden müssen, wenn das Produkt oder die Software in der Zukunft aktualisiert werden muss.
