Wenn Sie einen Mitarbeiter aufschreiben, übernehmen Sie eine der schwierigsten, aber entscheidenden Managementaufgaben. Schreiben Sie die Mitarbeiter fair, sorgfältig und konstruktiv auf und Sie haben eine gut geführte Abteilung mit Leistungsverbesserung. Schreiben Sie einen Angestellten rachsüchtig, übertrieben oder aus rein strafrechtlichen Gründen auf, und Sie können mit einem Anzug auf Ihren Händen enden. Arbeiten Sie mit Ihrer Personalabteilung zusammen, um sicherzustellen, dass Sie den Unternehmensprozess zur Verbesserung der Mitarbeiterleistung nutzen.
Überprüfen Sie die Unternehmensrichtlinien zum Aufschreiben eines Mitarbeiters. Viele Organisationen haben Richtlinien oder Formulare für das Schreiben von Mitarbeitern festgelegt und erwarten, dass diese befolgt werden. Wenn Sie nicht wissen, ob eine solche Richtlinie existiert, wenden Sie sich an Ihren eigenen Vorgesetzten oder an einen langjährigen Mitarbeiter. Brechen Sie das Vertrauen nicht, indem Sie uns mitteilen, wer das Schreiben betrifft.
Kennzeichnen Sie das Schreiben eines Leistungsverbesserungsplans. Das PIP-Label (Performance Improvement Plan) versetzt die Mitarbeiter in den richtigen Modus und in die richtige Funktion. Ihr Ziel ist es, die Leistung zu verbessern und einen konstruktiven Plan dafür bereitzustellen, den Mitarbeiter nicht verbal zu beschimpfen oder in Verlegenheit zu bringen.
Beginnen Sie mit der chronologischen Auflistung objektiv beobachteter Leistungsprobleme. Diese sollten so sachlich wie möglich gelesen werden, mit möglichst wenig Meinungen. Denken Sie daran, dass diese Dokumente rechtsverbindlich sind. Halten Sie sich an die Fakten und lassen Sie den Rest in Ihrem Kopf bleiben.
Verbinden Sie die Leistungsprobleme mit der tatsächlichen Jobbeschreibung. Ihr Mitarbeiter sollte eine Stellenbeschreibung mit konkreten Zielen haben. Beachten Sie, wie die beobachteten Leistungsprobleme die Erreichung der in der Stellenbeschreibung aufgeführten Ziele negativ beeinflussten. Seien Sie so klar, knapp und direkt wie möglich.
Schreiben Sie konkrete Schritte eines Verbesserungsplans auf. Wenn Sie einen Mitarbeiter aufschreiben, muss er positiv in die Zukunft arbeiten, nicht negativ in die Vergangenheit. Geben Sie die konkreten Maßnahmen an, die der Mitarbeiter ausführen soll. Machen Sie sich klar über den Prozess, mit dem der PIP geteilt wird, und die Konsequenzen für anhaltende Leistungsprobleme. Lesen Sie Ihr Dokument mehrmals, lesen Sie es laut vor und nehmen Sie die erforderlichen Anpassungen vor. Beenden Sie mit positiven Aussagen über die Leistungen des Mitarbeiters und Ihren Wunsch, den Mitarbeiter weiterhin auf diese Weise zu unterstützen.
Besprechen Sie ein privates Treffen mit dem Mitarbeiter. Halten Sie ein privates Meeting ab, ohne anderen Mitarbeitern mitzuteilen, dass sich die Person in Schwierigkeiten befindet oder unter Disziplin steht. Verwenden Sie einen Ort, an dem Büroangestellte nicht übersehen oder belauschen können. Halten Sie Ihren Ton ruhig und vermeiden Sie emotionale Reaktionen. Stellen Sie sicher, dass der Angestellte versteht, was Sie geschrieben haben, und lassen Sie den Angestellten das Dokument vorlegen, das darauf hinweist, dass der Angestellte die Informationen versteht.
Tipps
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Machen Sie deutlich, dass es bei diesem Treffen nicht um die Verteidigung vergangener Maßnahmen geht, sondern um die Verbesserung der zukünftigen Leistung. Wenn der Mitarbeiter das Dokument nicht initialisieren oder unterschreiben möchte, notieren Sie es und unterschreiben Sie es selbst. Geben Sie dem Mitarbeiter ein Exemplar und bewahren Sie es für sich auf.
