Die Einreichung ist ein uraltes System, das das Auffinden von Dokumenten erleichtert. Diese Dokumente können Briefe, Memos, Finanzunterlagen, Berichte und andere Formen der Korrespondenz sein. Um ein kohärentes und effizientes Ablagesystem zu erreichen, müssen Sie geeignete Verfahren anwenden. Selbst im heutigen elektronischen Zeitalter müssen Unternehmen und Home Offices Papierakten aufbewahren.
Kategorien
Gruppieren Sie Ihre Dateien in Kategorien. Die Hauptkategorie ist die Hauptüberschrift, die alle anderen Dateien darstellt, die unter ihr platziert werden (Unterkategorien). Je nach Umfang der Kategorie kann es die gesamte Aktenschrankschublade umfassen. Zum Beispiel:
Kategorie: Abrechnungsregister 2014 Unterkategorien: Abrechnungsregister Januar 2014 Abrechnungsregister Februar 2014 Abrechnungsregister März 2014
Setzen Sie Ihre Unterkategorien bis zum Jahresende fort. Wenn Ihre Kategorie eine gesamte Schublade ausfüllt, erstellen Sie ein Etikett und platzieren Sie es auf der Außenseite der Schublade. Beschriften Sie Ihre Unterkategorieordner und legen Sie sie in die Schublade. Verwenden Sie hängende Ordner für Ihre Kategorien, wenn Sie mehrere Kategorien für eine Schublade haben, und platzieren Sie die beschrifteten Unterkategorie-Dateiordner darin.
Anmelderegeln
Die zwei grundlegenden Regeln für die Ablage sind alphabetisch und Datum. Wenn Sie eine alphabetische Ablage durchführen, legen Sie die Datei nach dem Buchstaben des Alphabets ab. Legen Sie für die Datumsablage Ihre neuesten Dateien oben ab. Für die alphabetische Ablage gelten verschiedene Regeln.
Bei der Einreichung nach Name muss der erste Buchstabe eingetragen werden (d. H. Langston Construction, Parkinson Carwash, Rivers & Associates, Thomson & Company).
Wenn der Vorname identisch ist, wird der zweite Buchstabe eingegeben (d. H. Ace, Adele, Angie, August).
Datei nach Nachnamen (d. H. Connor, Luke; Denver, Marion; Fullerton, JD; Schuster, AP).
Datei nach dem Anfangsbuchstaben, wenn die Nachnamen identisch sind (d. H. Garrison, DC; Garrison, EF; Garrison, GH; Garrison, YB).
Verwenden Sie den ersten Präfixbuchstaben, wenn der Nachname ein Präfix enthält (d. H. De la Hoya, GU; de Mark, DS; van der Roy, FH; van Under, PE).
Datei nach dem ersten Nachnamen, wenn zwei (d. H. Anderson & Leiberman; Cypress & Florsheim) vorhanden sind.
Datei Mac, Mc, M 'Dateien als Mac; Datei St und Saint als Saint (d. h. MacIntyre, McKnight, M'Clever; oder Saint Paul's, St. Mary's).
Dateiverwaltung
Wenn Ihr Ablagesystem ordnungsgemäß eingerichtet ist, müssen Sie es beibehalten. Ein Fach für alle einzureichenden Unterlagen haben; Lassen Sie sie nicht herumliegen. Packen Sie die Ordner oder Schubladen nicht mit Dateien. Dies macht es schwieriger, sie zu extrahieren. Versuchen Sie, mindestens einmal am Tag etwas zu archivieren. Wenn Sie eine kleine Firma führen, tun Sie dies einmal pro Woche. Wenn Sie Dateien haben, die vom Gebrauch abgenutzt sind, erstellen Sie neue Dateien für sie. Legen Sie unerwünschtes Papier in den Papierkorb oder den Aktenvernichter. Wenn Ihre Dateien vertraulich sind, denken Sie immer daran, die Schubladen zu sperren.
