Unternehmen aller Größen und Größen haben Meetings. Sei es ein globales Unternehmen, das in Europa eine Milliarden-Umsatz-Kampagne startet, oder ein kleines Familienunternehmen, das beschließt, seine Aktien zu aktualisieren. Das Protokollieren von Minuten ist in der Regel ein wesentlicher Bestandteil von Unternehmensversammlungen. So können Unternehmen wichtige Ereignisse wie Aktionärsstimmen, Arbeitnehmerstreitigkeiten und Diskussionen über zukünftige Strategien genau dokumentieren.
Artikel, die Sie benötigen
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Notizblock und Stift
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Diktiergerät oder Aufnahmegerät
Untersuchen Sie die Tagesordnung vom vorherigen Treffen. Möglicherweise wurden Punkte angesprochen, die in der aktuellen Sitzung weiter verfolgt werden müssen. Wenn Sie diese Themen vor dem Meeting kennen, können Sie Informationen schneller aufnehmen und kürzere Notizen machen.
Nehmen Sie das Meeting mit einem Aufnahmegerät auf, wenn Sie der Meinung sind, dass Sie Schwierigkeiten haben, mit den Diskussionen Schritt zu halten. Durch Tippen auf das Meeting können Sie relevante Punkte später mit weniger Zeiteinschränkungen transkribieren.
Setzen Sie sich in die Nähe der Person, die den Vorsitz führt. Auf diese Weise können Sie um Klärung von Punkten bitten, die Sie für mehrdeutig oder unwesentlich halten.
Notieren Sie die Uhrzeit und das Datum am Kopf Ihres Notebooks. Notieren Sie sich die Person, die den Vorsitz führt, den Protokollnehmer (Sie selbst) und den Veranstaltungsort.
Listen Sie alle Teilnehmer außer dem Vorsitzenden und sich selbst auf. Legen Sie ein Blatt Papier herum und bitten Sie jeden Teilnehmer, seinen Namen einzugeben. Diese Informationen können später auf Ihre vollen Minuten übertragen werden.
Behalten Sie den Überblick über die Tagesordnung. Besprechungen haben in der Regel nummerierte Punkte für die Diskussion. Konversationen können jedoch häufig von Tangenten ausgehen, was bedeutet, dass Elemente übersehen werden oder außerhalb der Reihenfolge diskutiert werden. Halten Sie sich an die Zahlen auf der Tagesordnung und notieren Sie sie, wenn sie diskutiert werden, auch wenn sie nicht in der richtigen Reihenfolge sind.
Dokumentieren Sie alle Anträge, die in Bezug auf Regeln oder zukünftige Unternehmensrichtlinien getroffen wurden. Führen Sie die Personen auf, die Anträge stellen, und notieren Sie, wer und wie viele für den Antrag gestimmt haben, falls eine Abstimmung stattfindet. Dokumentieren Sie auch, wie der Antrag getragen wurde, sei es durch mündliche Bestätigung, Handzeichen oder geheime Abstimmung.
Schreiben Sie das Protokoll so bald wie möglich nach dem Meeting auf. Die Informationen sind wahrscheinlich in Ihrem Kopf frisch, Sie können sich also mehr Details merken, als wenn Sie sie zu einem späteren Zeitpunkt verlassen hätten.
Notieren Sie Ihren eigenen Namen am Ende des Dokuments, damit sich Kollegen mit Fragen zum Inhalt an Sie wenden können.
