Ohne wiederkehrende Kunden können die Anschaffungskosten für die Gewinnung neuer Käufer für die meisten Unternehmen zu hoch sein, um ihre Türen offen zu halten. Ein System zu haben, mit dem Sie nachverfolgen können, wer bei Ihnen einkauft, wie sich Ihre Kunden ausgeben und wie Sie Ihre Kunden kontaktieren, kann eines der wertvollsten Marketinginstrumente sein. Unabhängig von der Anzahl Ihrer Kunden können Sie nützliche Datenbanken erstellen, indem Sie verschiedene Felder hinzufügen, die nach verschiedenen Datensätzen sortiert werden können.
Softwareoptionen
Das Verfolgen der Kunden über Karteikarten oder andere Papiermittel ist eine ineffiziente Methode. Es verlangsamt die Querverweise und erlaubt Ihnen nicht, E-Mails zu senden oder Rechnungen oder Adressetiketten schnell zu generieren. Erstellen Sie nützliche Kundenlisten mit einem einfachen Tabellenkalkulationsprogramm wie Microsoft Excel. Oder kaufen Sie abhängig von Ihren Computerkenntnissen und Ihrem Budget ein Customer Relationship Management-Programm, eine so genannte CRM-Datenbank, die auch als Kundenverwaltungssoftware bezeichnet wird. Verschiedene Unternehmen machen Versionen hilfreich für die Erstellung von Listen, die bei Abrechnung, Verkauf, Marketing und gemeinnützigen Spenden helfen. Einige erfordern Software, die sich auf Ihrem Computer befindet, während andere Ihre Listen sicher online halten können.
Datensammlung
Wie nützlich Ihre Kundenlisten sind, hängt von den erfassten Daten und davon ab, wie Sie diese in Ihre Datenbank eingeben. Legen Sie fest, welche Informationen über Ihre Kunden gespeichert und verwendet werden sollen, wie Name, Adresse, Telefonnummern, Geschlecht, Alter und E-Mail-Adresse. Haben Sie keine Angst davor, zu viele Informationen zu sammeln. Sie können die Informationen, die Sie für verschiedene Aufgaben benötigen, einfach filtern, indem Sie Ihre Suchkriterien einschränken. Sie können beispielsweise Kaufdaten, gekaufte Produkte, Kunden nach Gebiet oder Vertreter, den Reklamationsverlauf von Kunden und persönliche Notizen angeben. Um eine Suche nach weiblichen Kunden durchzuführen, die in den letzten 30 Tagen mehr als 500 US-Dollar ausgegeben haben, benötigen Sie nur diese drei Datenmerkmale für Ihre Suche. Wenn Sie nicht über alle gewünschten Daten verfügen, führen Sie einen Wettbewerb durch, bei dem die Kunden ein vollständiges persönliches Profil ausfüllen müssen, oder beauftragen Sie eine Einzelperson oder Firma, um Kunden zur Aktualisierung Ihrer Kundenkonten zu kontaktieren, um sie besser bedienen zu können.
Datenbankerstellung
Wenn Sie Ihre Datenbank erstellen, erstellen Sie Felder und Spalten, die Sie leicht identifizieren und für unterschiedliche Suchen verwenden können. Je mehr Informationen Sie ausbreiten, desto mehr Suchvorgänge können Sie erstellen. Wenn Sie beispielsweise Adressen eingeben, die unterschiedliche Felder für Straße, Ort, Bundesland und Postleitzahl verwenden, können Sie Listen erstellen oder Suchen mit einem oder mehreren dieser Kriterien zusammen mit anderen Feldern durchführen. Halten Sie den Vor- und Nachnamen getrennt, um doppelte Einträge aufgrund unterschiedlicher Vornamen wie Rob und Robert zu identifizieren. Stellen Sie Berufsbezeichnungen und Firmennamen unterschiedliche Felder ein.
Verwendung Ihrer Daten
Führen Sie zunächst einige Testlisten aus, um zu sehen, wie es funktioniert. Führen Sie einfache Sortierungen aus, die mit nur einem Kriterium beginnen, z. B. Postleitzahl. Verwenden Sie dann zwei Kriterien, z. B. Männer nach Bundesstaat. Wenn Sie sich sicher sind, dass Ihre Datenbank wie gewünscht funktioniert, erstellen Sie Listen, die die gewünschten Informationen enthalten, z. B. Mailing und Rechnungsstellung, und Sortierungen, die Informationen zu den Kaufgewohnheiten der Kunden enthalten. Aktualisieren Sie Ihre Datenbank jedes Mal, wenn Sie mit Ihrem Kunden interagieren, um die Informationen auf dem neuesten Stand zu halten und um doppelte Telefonanrufe oder E-Mails zu vermeiden, die Kunden belästigen können.
Sicherheits- und Nutzungsrichtlinien
Nachdem Sie eine Kundenliste erstellt haben, sind Sie für deren Sicherheit verantwortlich. Achten Sie darauf, wer Zugriff auf Ihre Liste hat, wo Sie sie speichern und wie Sie sie sichern. Bewahren Sie bei jeder Aktualisierung eine Sicherungskopie Ihrer ursprünglichen Liste und eine Sicherungskopie der Liste auf. Die vorherigen Versionen bleiben dabei erhalten. Auf diese Weise können Sie zur letzten funktionierenden Kundenliste zurückkehren, wenn die aktuelle Datei beschädigt wird. Wenn Sie gehackt werden oder jemand ohne Ihre Erlaubnis Zugang zu Ihrer Kundenliste erhält, entscheiden Sie, ob Sie Ihre Kunden informieren sollten. Wenn Ihre Liste keine vertraulichen Informationen enthält, z. B. Kreditkartennummern oder Passwörter, die Kunden für den Zugriff auf Ihre Website verwenden, müssen Sie sich keine Sorgen machen. Wenn Sie E-Mail-Kampagnen mit Ihren Kundenlisten durchführen möchten, wenden Sie sich an Ihren Internetdienstanbieter, um zu bestimmen, welche Richtlinien für das Senden von Massen-E-Mails gelten und ob Sie eine Ablehnungsregelung für Kunden hinzufügen müssen.
