SOPs, besser bekannt als Standardarbeitsanweisungen, sind dokumentierte Praktiken, die die Konsistenz der Geschäftspraktiken und -abläufe gewährleisten. Viele Menschen glauben, dass SOPs nur im praktischen Labor und in der Fertigung anwendbar sind. Laut der Environmental Protection Agency ist es eines der Hauptziele von SOPs, die Wartung, Anpassung und Verwendung von Geräten zu bestimmen. SOPs können jedoch auch mehr Analyseprozesse abdecken, was bedeutet, dass sie in einer Vielzahl von Geschäftskontexten angewendet werden können.
Gesundheit und Sicherheit
Standardarbeitsanweisungen gewährleisten die Gesundheit und Sicherheit aller Arbeitnehmer. Insbesondere in Produktionsumgebungen, in denen schweres Gerät zum Einsatz kommt, können SOPs dazu beitragen, dass die Mitarbeiter Geräte bedienen, um Verletzungen zu vermeiden. SOPs können regelmäßige Reinigungs- und Wartungspläne vorschreiben. Diese Aktivitäten sind wichtig für den sicheren Betrieb von Maschinen, werden jedoch leicht vergessen, wenn die Mitarbeiter die Schicht wechseln und keine schriftlichen Aufzeichnungen vorliegen. SOPs zeigen auch, wie Geräte während des normalen Betriebs sicher betrieben werden können. Ein Dokument der Iowa State University empfiehlt die Verwendung von Diagrammen zusammen mit Wörtern, um Anweisungen kristallklar zu machen.
Konsistenz der Ergebnisse
Im Laboratorium schlägt die Environmental Protection Agency vor, dass die Einhaltung von Regeln, die von Aufsichtsbehörden aufgestellt wurden, nicht immer ausreicht. Arbeiter nehmen manchmal geringfügige Änderungen an der Standardprozedur vor, basierend auf den spezifischeren Anforderungen eines bestimmten Experiments. Wenn diese Änderungen nicht dokumentiert sind, können sich die experimentellen Ergebnisse zwischen Teams von Technikern unterscheiden, die etwas unterschiedliche Methoden verwenden. Durch das Schreiben von Standardbetriebsverfahren, die für die Branche Ihres Unternehmens spezifisch sind, wird sichergestellt, dass alle Mitarbeiter auf die gleiche Weise arbeiten, wodurch die Kosten für zusätzliche Versuche begrenzt werden, um inkonsistente Ergebnisse zu erklären.
Einhaltung gesetzlicher und rechtlicher Bestimmungen
Durch das Erstellen einer Standardarbeitsanweisung unter Berücksichtigung der Anforderungen einer Aufsichtsbehörde wird sichergestellt, dass die Praktiken in Ihrem Unternehmen den Erwartungen der Branche entsprechen. Dokumentierte Verfahren helfen auch, interne und externe Audits zu rationalisieren. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise die ISO-Zertifizierung beibehält, können Sie externe Prüfer unterstützen, indem Sie schriftliche Kopien Ihrer ISO-kompatiblen Verfahren bereitstellen. Sie können Ihnen dann mitteilen, wo genau die Mitarbeiter im Prozess unterlaufen. SOPs schützen Sie auch vor Gerichtsverfahren - zum Beispiel, wenn ein Mitarbeiter bei der Arbeit verletzt wird, nachdem er die dokumentierten Best Practices nicht befolgt hat. SOPs in Büroumgebungen können auch die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen gewährleisten. Zum Beispiel kann eine SOP für Geschäftsverhandlungen in Übersee verhindern, dass Führungskräfte in das illegale Bestechungsgebiet gelangen.
Erhöhte Effizienz und Produktivität
Die Menschen brauchen Konsistenz, um am produktivsten zu sein. Wenn es keinen Zweifel gibt, in welchem Format ein Dokument vorliegen sollte, ob die Ausrüstung gereinigt werden sollte und wo Vorräte aufbewahrt werden sollten, können die Leute einfach ihre Arbeit erledigen, ohne aufhören zu müssen, um Fragen zu stellen. Alles zu standardisieren ist unmöglich und kontraproduktiv, da die Mitarbeiter etwas Flexibilität benötigen, um Probleme zu lösen. Das Schreiben von SOPs für regelmäßige, ausgereifte Verfahren kann jedoch die Effizienz bei der Arbeit erhöhen. Eine SOP für die Benennung von Dateien kann beispielsweise die Zeit reduzieren, die zum Suchen von Dokumenten und zur Förderung der Teamarbeit zwischen Abteilungen benötigt wird.
