Unabhängig davon, ob Sie ein kleines Unternehmen betreiben oder seine Finanzen verwalten, ist es wichtig, dass Sie die Unterschiede zwischen erstattungsfähigen Ausgaben und zu versteuerndem Einkommen verstehen. Die IRS ist besonders dann, wenn es sich um eine als erstattungsfähige Ausgabe einzustufende Kosten handelt. Wenn Sie dies nicht ordnungsgemäß tun, kann dies zu Sanktionen führen. Eine sorgfältige Aufbewahrung und Aufbewahrung von Belegen ist unerlässlich, wenn Ihr Unternehmen jemals geprüft werden sollte.
Was sind erstattungsfähige Ausgaben?
Wenn Sie Waren oder Dienstleistungen für einen Kunden bereitstellen, kann es vorkommen, dass Sie die Kosten einer zusätzlichen Dienstleistung oder eines Gegenstands außerhalb dieses Kunden übernehmen. Sie können dem Kunden diese Kosten nicht in Rechnung stellen. In diesem Fall wird der Betrag später jedoch als Einnahmen in Ihrem Kontenplan angezeigt. Da es sich nicht um ein regelmäßiges Einkommen handelt, muss differenziert werden.
Wenn Sie im Laufe Ihrer Arbeit Kosten für einen Kunden erheben, fallen diese Kosten unter die erstattungsfähigen Kosten. Beispielsweise können Liefergebühren oder Reisekosten als erstattungsfähige Kosten gelten. Kraftstoffkosten, Mahlzeiten oder Hotelzimmer können ebenfalls als erstattungsfähig eingestuft werden. Im normalen Geschäftsbetrieb schreibt die Erstattungsbuchhaltung vor, dass dies ein Aufwand ist, wenn Sie entstehen, und ein Ertragsposten, wenn Sie ihn dem Kunden in Rechnung stellen.
Wenn Sie ein kleines Unternehmen sind und einen Subunternehmer einsetzen, müssen Sie möglicherweise zusätzliche erstattungsfähige Kosten, sogenannte Durchreichungskosten, tragen. Wenn Sie Ihrem Kunden beispielsweise Website-Wartungsdienste für 500 US-Dollar pro Monat anbieten und einem Unterauftragnehmer 500 US-Dollar pro Monat für die Ausführung der Arbeit zahlen, sind diese Kosten kein Einkommen für Sie, sondern eher eine Weitergabe. Sie müssen dem Unterauftragnehmer am Ende des Geschäftsjahres das Formular 1099 zur Verfügung stellen und sorgfältig dokumentieren, was Sie Ihrem Kunden in Rechnung gestellt haben und was Sie für dieselbe Arbeit bezahlt haben.
Sind Erstattungen zu versteuerndes Einkommen?
Wenn eine Rückerstattung an einen Mitarbeiter oder das Unternehmen gezahlt wird, muss diese ordnungsgemäß erfasst werden, damit sie als nicht steuerpflichtig gilt. Zum Beispiel muss auf dem Lohnstub eines Mitarbeiters eine Erstattung als solche angegeben werden und nicht nur unter den sonstigen Einkünften des Arbeitnehmers enthalten sein. In Ihrem Kontenplan müssen Sie beachten, dass es sich bei der ersten Dokumentation um eine erstattungsfähige Ausgabe handelt. Auf diese Weise können Sie später mit Ihrer Einkommensliste vergleichen, um zu überprüfen, ob sie nicht steuerpflichtig ist.
Sofern die Ausgaben- und Ertragspositionen ordnungsgemäß dokumentiert und nachverfolgt werden, gelten Erstattungen nicht als steuerpflichtiges Einkommen. Sie werden in diesem Fall nicht für eine Ware oder Dienstleistung bezahlt, sondern legen jetzt einen bestimmten Geldbetrag zur Verfügung, der Ihnen später zurückgezahlt wird.
Richtige Verfolgung der erstattungsfähigen Ausgaben
Neben der korrekten Dokumentation der erstattungsfähigen Ausgaben in Ihrem Kontenplan müssen Sie sorgfältige Aufzeichnungen führen. Reichen Sie, soweit möglich, alle Quittungen, Kontoauszüge oder sonstigen Unterlagen ein, die sich auf die Ausgaben beziehen. Bewahren Sie eine Kopie mit den Steuerunterlagen des Steuerjahres auf, damit Sie im Falle einer Prüfung oder bei Fragen, die sich daraus ergeben könnten, darauf zurückgreifen können. Ohne ordnungsgemäße Dokumentation könnte der IRS argumentieren, dass Ihre erstattungsfähigen Ausgaben stattdessen als steuerpflichtiges Einkommen hätten behandelt werden müssen, was dazu führen würde, dass Ihr Unternehmen am Ende des Geschäftsjahres mehr schuldet.
