Vertrauliche Informationen sind Daten, die Sie aus privaten oder geschäftlichen Gründen vollständig geheim halten möchten. Wenn Sie vertrauliche Informationen an eine andere Partei senden, handelt es sich um eine riskante Aktion. Sie sollten die vertrauliche Nachricht genauso schützen, wie Sie alles, von dem Sie glauben, dass es einen hohen Wert hat, schützen würde.
Häufige Szenarien
Unternehmen senden im Allgemeinen vertrauliche Informationen an andere Geschäftspartner oder Kollegen über streng geheime Projekte. Ein Beispiel ist, wenn ein Unternehmen eine Fusion mit einem anderen in Betracht zieht, den vorgeschlagenen Plan kommunizieren muss und die Konkurrenten es noch nicht wissen wollen. Ein anderes häufiges Szenario, in dem eine Partei vertrauliche Informationen übertragen muss, ist, wenn ein Filmschreiber ein nicht veröffentlichtes Skript an einen Regisseur senden möchte. Ein Arbeitgeber kann einem Bewerber ein vertrauliches Anstellungsangebot unterbreiten oder den Bewerber bitten, seine Bewerbung geheim zu halten. In allen drei Fällen ist es ratsam, ein Begleitschreiben zur Geheimhaltung als Präambel der beigefügten Informationen zu erstellen.
Warum ein Anschreiben?
Wenn Sie vertrauliche Informationen senden, sei es per E-Mail oder E-Mail, besteht die Gefahr, dass sie von unbefugten Dritten abgefangen werden. Aber selbst wenn die Informationen ihren Empfänger sicher erreichen, riskieren Sie immer noch Unachtsamkeit des beabsichtigten Empfängers, wenn es darum geht, die Informationen zu verwalten und geheim zu halten. Sie können das Risiko minimieren, indem Sie ein Anschreiben verfassen, das Ihren Wunsch nach absoluter Vertraulichkeit verstärkt.
Was ist hinzuzufügen?
Eines der ersten Elemente eines Begleitschreibens ist das Etikett "Vertraulich" oder "Persönlich und Vertraulich", das in Fettdruck, Großbuchstaben oben oder direkt über dem Hauptteil des Briefes gedruckt ist. Erinnern Sie den Empfänger in allgemeiner Form daran, worauf sich die Kommunikation bezieht, z. B. „die Diskussion, die wir kürzlich über Projekt X hatten“. Verdeutlichen Sie deutlich, dass der gesamte Inhalt dessen, was der Empfänger lesen soll, absolut vertraulich behandelt werden muss - keine Partei sollte es außer explizit genannten Empfängern anzeigen.
Andere Überlegungen
Bevor Sie unter bestimmten Umständen ein vertrauliches Dokument an eine andere Partei senden, ist es ratsam, die Person dazu zu bringen, eine Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) zu prüfen und zu unterzeichnen - insbesondere wenn es sich um äußerst vertrauliche Daten handelt. Die NDA definiert, was enthalten ist, wenn Sie auf vertrauliche Informationen Bezug nehmen, die Pflichten des Empfängers und einen bestimmten Zeitplan für die Geheimhaltung der Informationen. Wiederholen Sie die wichtigsten Bestimmungen Ihrer Geheimhaltungsvereinbarung in Ihrem Begleitschreiben. Sie sollten auch eine Kopie der unterzeichneten NDA direkt hinter dem Begleitschreiben beifügen.
