Wenn Ihr Unternehmen aufgefordert wird, auf eine Angebotsanfrage zu antworten, werden Sie von einem potenziellen Kunden aufgefordert, eine formelle Antwort zu übermitteln, wie Sie einen Vertrag erfüllen werden. Während potenzielle Bieter solche Einladungen oft nicht offiziell ablehnen müssen, sollten Sie Ihre Absichten stets schriftlich sowie auf inoffiziellem Wege mitteilen.
Zu bieten oder nicht zu bieten
Bevor ein Unternehmen sich dazu entschließt, eine RFP abzulehnen, ist eine interne Überprüfung der RFP ein vorsichtiger Schritt. Zu den praktischen internen Gründen für einen Ablehnung gehören die Preisgestaltung von Projekten, die Terminplanung und der Mangel an Fachwissen bezüglich der angeforderten Dienstleistungen oder Produkte. Die externen Gründe Ihres Unternehmens für einen Abstieg sollten jedoch diplomatisch angegeben werden - die Möglichkeit einer zukünftigen Geschäftsbeziehung sollte niemals übersehen werden.
Angemessene offizielle und inoffizielle Antworten
Jeder RFP-Prozess kann spezifische Anforderungen haben, wie eine Angebotsabgabe offiziell abgelehnt werden kann. Beispielsweise enthalten einige RFPs ein bestimmtes Datum, an dem kein Gebot abgegeben wird. In solchen Fällen sollten Sie alle Anstrengungen unternehmen, um Ihre Absicht zu bekunden, die Teilnahme am Vorschlagsprozess bis zu dem in der RFP festgelegten Datum abzulehnen. Dies ist ein besonders wichtiger Schritt, wenn Sie ursprünglich darum gebeten haben, dass Ihr Unternehmen in den Ausschreibungsprozess einbezogen wird.
Die RFP sollte eine Liste von Personen enthalten, an die Sie sich wenden sollten, um eine RFP abzulehnen, und Sie sollten eine oder mehrere dieser Personen per E-Mail benachrichtigen. Informelle Kommunikationsmethoden wie Telefon und E-Mail sind ebenfalls ratsam. Um die zukünftigen Geschäftschancen zu verbessern, sollten Sie versuchen, "Nein" zu sagen, manchmal als "Nein" zu der Aufgabe, während Sie der Person "Ja" sagen. Dies ist ein intelligenter Ansatz, wenn Sie eine RFP ablehnen.
