In einem Zeitalter von Technologie, Redundanzprozessen, Terabytes, Gigabytes und doppelten Kopien von Informationen ist die Datensatzverwaltung eine banale, jedoch kritische Praxis, die alle Unternehmen genau festgelegt haben sollten. Immer häufiger wird der Ansatz zur Verwaltung von Dateien zum Grundpfeiler guter Geschäftsentscheidungen.
Was ist die Datensatzverwaltung?
Die Datensatzverwaltung umfasst mehrere Bereiche der Datenerfassung, -speicherung und schließlich der ordnungsgemäßen Zerstörung. Die Wissenschaft ist in mehrere Kategorien unterteilt: Eingabe und Erfassung, Speicherung, Redundanz und Sicherung sowie Reduzierung. In der Eingabe und Sammlung werden Protokolle festgelegt, anhand derer die Mitarbeiter die Datenerstellung und das Dateisystem verfolgen können, das später für einen späteren Abruf verwendet werden sollte. Es legt auch fest, was aufbewahrt werden soll und was nicht. Die Speicherung kann sowohl Hardcopy- als auch elektronische Dateien umfassen und legt Parameter fest, welche Speichermittel zulässig sind und welche nicht (d. H. Festplattenlaufwerke im Vergleich zu Papierordnern im Vergleich zu Netzwerken oder Flashlaufwerken). Bei Redundanz und Backup werden Sicherheitskopien wichtiger Informationen im Katastrophenfall aufbewahrt. Und schließlich gibt die Reduktion die zulässigen Methoden für die Zerstörung und Eliminierung von Daten aus den Geschäftssystemen an.
Statistische Entscheidungshilfe
Die Datensatzverwaltung ermöglicht die einfache Erfassung von Statistiken. Viele unternehmerische Entscheidungen basieren auf Trendanalysen. Trendanalysen werden entwickelt und erstellt, um Muster in Informationen und Daten zu finden und Rückschlüsse auf das Verhalten dieser Muster zu ziehen. Je besser das Informationsmanagement ist, desto besser ist die Trendanalyse und das damit verbundene Geschäftswissen.
Informationsverlust vermeiden
Eine weitere Schlüsselkomponente der Datensatzverwaltung ist die Verhinderung von Datenverlust. Das kann sehr leicht passieren: Eine Datei wird gelöscht, der falsche Ordner wird zerkleinert, ein schlechter Mitarbeiter verlässt das Gebäude mit sensiblen Daten.
Records Management stellt sicher, dass präventive Prozesse vorhanden sind, um Informationen geschützt zu organisieren und zu archivieren. Dann werden Redundanzen wie Backup-Systeme und mehrere Repositorys für Kopien in Kraft gesetzt. Wenn ein Dateisystem zerstört wird, kann es schnell durch eine aktuelle Kopie ersetzt werden. Schließlich helfen Sicherheitsmaßnahmen, Aufzeichnungen zu fangen, die manipuliert werden und die das Wohlbefinden und die Interessen eines Unternehmens gefährden können.
Organisatorische Vorteile
Record Management verbessert die Effizienz. Daten werden schneller und einfacher gefunden und die Entscheidungsfindung wird durch sofortige Analyse und Informationsabfrage verbessert. Verbesserte Archivierung reduziert Ressourcenverschwendung. Wenn auf die korrekten Protokolle geachtet wird, wird weniger Papier- und Speichersystemplatz benötigt. Eine versehentliche Zerstörung und ein dauerhafter Verlust werden vermieden, wenn durch die richtige Datensatzverwaltung sichergestellt wird, dass kürzlich Sicherungskopien vorhanden sind. Das Records Management unterhält auch einen Papierpfad, um die Maßnahmen des Unternehmens während eines Rechtsstreits zu verteidigen. Schließlich hilft das Records Management dabei, eine gute Organisation zu gewährleisten, wenn es um den Umgang mit Kunden oder Projekten geht, auf diese reagiert und sie bedient. Durch ein organisiertes Informationssammelsystem können wertvolle Daten und Informationen abgerufen werden, wenn dies für einen Kunden oder ein Projekt erforderlich ist.
Outsourcing als Option
Viele Unternehmen möchten sich weiterhin ihren Kernspezialitäten widmen und sich nicht um die Aufrechterhaltung der Datensysteme kümmern. In solchen Fällen kann es sehr vorteilhaft sein, einen Partner oder einen Anbieter zur Verwaltung und Verwaltung der Datensatzverwaltung zu verwenden, damit sich das Kundenunternehmen auf sein Kerngeschäft konzentrieren kann. Die Verwaltung läuft darauf hinaus, für einen Dienst zu zahlen, der sicherstellt, dass die gespeicherten Informationen gesammelt und verwaltet werden, wenn der Kunde sie zur Entscheidungsfindung benötigt. Viele größere Unternehmen sind in diese Richtung gegangen, um effizienter zu sein, indem sie manchmal nur Backup-Services auslagern und andere komplette Record-Systeme an Anbieter übergeben, um die Verwaltung zu verbessern.
