Effektive Kommunikation und Informationsaustausch sind beide entscheidend für den Projekterfolg. Eine klare Kommunikation stellt sicher, dass jedes Teammitglied seine Rolle und Ziele im Projekt versteht. Durch den ständigen Informationsaustausch werden alle Teammitglieder über den Fortschritt informiert und auf Probleme hingewiesen, die den Fortschritt beeinflussen könnten. Wenn Sie nicht effektiv kommunizieren, kann dies zu kostspieligen Verzögerungen führen, die sich auf den Projekterfolg auswirken.
Projektplan
Der Projektplan ist von zentraler Bedeutung für die gesamte Projektkommunikation, wie von TechRepublic berichtet. Der Plan lässt jedes Teammitglied wissen, was das Projekt leisten soll und wer verantwortlich ist. Es liefert die wichtigsten Termine und Projektabhängigkeiten und zerlegt komplexe Programme in kleinere Komponenten, die einzelne Mitglieder leichter verstehen können.
Vision
Die Kommunikation stellt sicher, dass jedes Teammitglied dieselbe Vision des Projektergebnisses hat. In einer Ausgabe des „Houston Business Journal“ von 2002 wurde beschrieben, wie Architekten, ein Bauunternehmen und Entwickler mit Managern von Kundenunternehmen zusammenarbeiteten, um den Projekterfolg durch ein einziges gemeinsames Ziel zu erreichen - einen Business Park, der die Bedürfnisse seiner Benutzer erfüllt.
Kommunikationsplanung
Ein großes Projekt umfasst viele Teammitglieder und eine Vielzahl von Kommunikationskanälen. Um einen effektiven Kommunikations- und Informationsaustausch zu gewährleisten, ist es für den Projektmanager wichtig, den Prozess von Anfang an zu planen und zu steuern und zu ermitteln, wer in den verschiedenen Projektphasen unterschiedliche Informationen benötigt. Laut dem Beratungsunternehmen Project Perfect ist der Prozess kontinuierlich und gibt an, dass Projektmanager den Großteil ihrer Zeit für Kommunikationsaufgaben aufwenden.
Informationsmanagement
Teammitglieder benötigen schnellen Zugriff auf die neuesten Versionen der Projektdokumentation. Durch die Erstellung einer einzigen Projektwebsite oder -datenbank können Projektmanager alle Informationen zentralisieren und den Teammitgliedern sicheren Zugriff auf wichtige Dokumente wie Pläne, Zeitpläne, Lieferanten, Protokolle und Fortschrittsberichte ermöglichen.
Status
TechRepublic identifiziert Statusberichte als eine der wichtigsten Projektkommunikationen. Durch die Freigabe von Statusaktualisierungen wird sichergestellt, dass alle Teammitglieder kritische Probleme oder unerwartete Änderungen kennen, die sich auf Projektzeitpläne oder -kosten auswirken können. Sie können dann die erforderlichen Abhilfemaßnahmen ergreifen.
Werkzeuge
Kommunikationswerkzeuge wie E-Mail, Videokonferenzen und Telekonferenzen machen es Mitgliedern des Projektteams einfach und bequem, zusammenzuarbeiten und Informationen auszutauschen, selbst wenn sie an verschiedenen Standorten arbeiten. Social Networking-Tools spielen auch im Projektmanagement eine wichtige Rolle. Mitglieder können Tools wie Twitter oder Facebook verwenden, um kurze Statusaktualisierungen oder Kommentare zu wichtigen Projektproblemen zu veröffentlichen.
