Sammeln von Briefen an nicht zahlende Kunden ist eine unvermeidliche Aufgabe jedes Geschäftsinhabers. Um Ihre Gewinnchancen zu erhöhen, legen Sie im Voraus eine ausführliche Zahlungsmethode für die Kreditvergabe fest und verwenden Sie Taktik und Professionalität, wenn Sie versuchen, überfällige Konten einzuziehen.
Erstellen Sie eine Zahlungsrichtlinie
Bevor Sie einem Kunden oder Kunden erlauben, die Zahlung zu verschieben, nach der Lieferung von Produkten oder Dienstleistungen auf Kredit zu zahlen oder zu bezahlen, entwickeln Sie eine Zahlungsrichtlinie, die Ihre Bedingungen beschreibt. Dies sollte Details dazu enthalten, wann Sie eine Zahlung für überfällig halten, z. B. 10 Tage oder 30 Tage nach Rechnungsstellung. Es sollte auch Einzelheiten dazu enthalten, was passieren wird, wenn die Zahlung nicht weiter fortschreitet, z. B. die Verhängung von Strafen und verspäteten Gebühren, die Einstellung von Dienstleistungen oder das Ergreifen rechtlicher Schritte.
Adressieren Sie die Besonderheiten
Beziehen Sie sich bei der Erstellung Ihres Abholbriefes auf Ihre vertragliche Vereinbarung mit dem Kunden. Verweisen Sie auf die Bestellung, die Rechnungsnummer, das Datum der Dienstleistung oder des Kaufs und das Datum, an dem die ursprüngliche Zahlung fällig war. Wenn es vorher Versuche zum Sammeln gegeben hat, erwähnen Sie diese auch und geben Sie dem Kunden eine Summe mit Strafen. Zum Beispiel: „Ihre Bestellung von 1.000 Wasserflaschen wurde am 1. Oktober geliefert, und eine Rechnung über 250 US-Dollar wurde am 3. Oktober per E-Mail mit einem Zahlungsdatum vom 3. November ausgestellt. Ihr Konto ist jetzt 30 Tage überfällig und Ihr Konto wurde mit a bewertet Gebühr in Höhe von 25 USD, damit Ihr ausstehendes Guthaben 275 USD beträgt, sofort zahlbar."
Seien Sie sympathisch und doch fest
Während einige nicht zahlende Kunden ihren Rechnungen ausweichen, haben andere möglicherweise ihren Zahlungstermin vergessen oder schwerwiegende Probleme mit dem Cashflow. Geben Sie den Kunden den Vorteil des Zweifels beim Schreiben von Sammlungsschreiben, um sie nicht in die Defensive zu bringen. Zum Beispiel: „Wir verstehen, dass unvorhergesehene Umstände eintreten können, und wir sind bestrebt, mit Ihnen zusammenzuarbeiten, um dieses Problem zu lösen.“ Dieser Ansatz beleidigt den Kunden nicht, macht jedoch deutlich, dass die Zahlung unabhängig von den Umständen erfolgen muss.
Legen Sie die Prüfdokumente bei
Fügen Sie Ihrem Sammlungsbrief Kopien der zuvor ausgestellten Rechnungen, vergangene Korrespondenz über die Ausgabe, eine Kopie eines unterzeichneten Vertrags oder eine schriftliche Vereinbarung sowie Auszüge aus Ihren Zahlungsrichtlinien bei. Wenn Sie bereit sind, über den Kontostand zu verhandeln oder Teilzahlungen zu leisten, geben Sie die genauen Bedingungen Ihres Angebots an. Geben Sie eine Nummer für den Anruf an, wenn der Kunde Fragen hat, und legen Sie einen vorbezahlten, adressierten Umschlag für die einfache Bezahlung bei.
Verwenden Sie einen Anwalt
Wenn wiederholte Versuche, überfällige Konten einzutreiben, nicht erfolgreich sind, können Sie sich dafür entscheiden, dass ein Anwalt das Inkasso-Schreiben in Ihrem Namen sendet. Ihr Anwalt empfiehlt möglicherweise Drohungen gegen ein Gericht für geringfügige Forderungen, eine Überweisung an ein Inkassounternehmen, Kreditauskunft oder andere rechtliche Schritte. Wiegen Sie das Kosten-Nutzen-Verhältnis dessen, was erforderlich ist, um Ihre Inkassobemühungen einem Rechtsberater zu überlassen, im Vergleich zu dem Betrag, den Sie möglicherweise von Ihrem Kunden erhalten können. Zum Beispiel wäre es nicht kostengünstig, einen Anwalt zu verwenden, um ein Inkassobrief für eine 50-Dollar-Note zu schreiben. Die Einholung professioneller Hilfe für das Einlösen eines Kontos von 10.000 US-Dollar wäre jedoch fast sicher den Aufwand wert.
