Teambesprechungen sind effiziente Besprechungen, um Informationen an verschiedene Abteilungen und Gruppen innerhalb einer Organisation zu verbreiten. Um ein Briefing durchzuführen, müssen Sie so organisiert wie möglich sein und eine festgelegte Tagesordnung haben, da die relevantesten Informationen ohne Zeitverlust ausgegeben werden müssen. Andere Informationen, die nicht passen, können für ein anderes Meeting gespeichert werden. In Briefing-Sitzungen können die Mitglieder auch Ideen und Updates anbieten, sofern sie ordnungsgemäß strukturiert sind.
Erstellen Sie eine Agenda mit der spezifischen Zeit, zu der jedes Thema besprochen wird. Eine Agenda hilft dabei, alle auf dem Laufenden zu halten, und sie können im Voraus wissen, was in der Besprechung zu erwarten ist. Nennen Sie nur wichtige und relevante Informationen auf Ihrer Agenda. Lassen Sie sich am Ende der Tagesordnung Zeit für eine Gruppendiskussion.
Kontaktieren Sie die Teilnehmer vorab per E-Mail, Fax oder Telefon, damit sie ihr Material für die Besprechung vorbereiten können. Sie können verschiedenen Mitgliedern gestatten, zu verschiedenen Teilen der Briefings beizutragen. Geben Sie ihnen ausreichend Zeit für die Vorbereitung, und geben Sie ihnen auch einen Zeitrahmen, damit die von ihnen bereitgestellten Informationen kurz sind und in den vorgesehenen Teil Ihrer Tagesordnung passen.
Beginnen Sie Ihr Meeting mit guten Nachrichten, wie zum Beispiel dem Fortschritt der Organisation oder Abteilung. Besprechen Sie zukünftige Richtlinien und Verfahren, die implementiert werden. Wählen Sie Personen aus, die in die von Ihnen präsentierten Zukunftspläne einbezogen werden, und listen Sie erreichbare Ziele auf, die vor dem nächsten Briefing erreicht werden müssen.
Vergeben Sie zusätzliche Minuten für offene Fragen oder Bedenken, die besprochen werden können. Sie haben diese Themen möglicherweise nicht vorweggenommen, als Sie Ihre Agenda ursprünglich verfasst haben. Zusätzliche Zeit erlaubt es den Mitgliedern, Sie über Fehler oder Probleme zu informieren, die sie daran hindern könnten, eine bestimmte Aufgabe beim nächsten Briefing zu erfüllen.
