Der formale Name für ein Bewerbungslistenschreiben ist ein „Bewerbungsschreiben“. Diese Art von Schreiben sollte in kurzen Worten verfasst und maximal zwei Seiten lang sein. Entwickeln Sie eine Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen, um die Projektparameter, erwarteten Ergebnisse, Zeitpläne und Meilensteine detailliert zu beschreiben. Das Anschreiben dient dazu, die wichtigsten Beschreibungen und Anforderungen in einer Übersicht zusammenzufassen.
Artikel, die Sie benötigen
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Links zur Website für RFP, Bewerbung (optional)
Öffnen Sie den Brief mit einer kurzen Begrüßung und geben Sie den Titel des Angebotsprojekts bekannt. Erstellen Sie nach der Begrüßung eine Kopfzeile mit der Bezeichnung "Beschreibung". Verwenden Sie diese Kopfzeile, um den Job in drei oder weniger Absätzen kurz zu beschreiben, sodass er sich eher wie eine zusammenfassende Anweisung liest. Geben Sie eine Auftragsnummer für das Projekt an.
Erstellen Sie eine Überschrift mit dem Titel „Spezifikationen“. In diesem Bereich werden Anforderungen wie technische Spezifikationen in Bezug auf Größe, elektrische Anforderungen, Standort und andere relevante Informationen erläutert, die die Bieter benötigen, um eine genaue Schätzung abgeben zu können.
Erstellen Sie eine Überschrift mit dem Namen "Qualifikationen". In diesem Abschnitt werden die erforderlichen Qualifikationen für Bieter beschrieben, z. B. Mindestbetriebsjahr, bestimmte Lizenzart (en), Nachweis der ausreichenden Versicherungsdeckung und die Art der Versicherung, die der Job möglicherweise benötigt. Staatspräferenzen für Unternehmen in Minderheiten- oder Frauenbesitz (falls zutreffend) und jede andere verbindliche Rechtssprache, die Ihr Unternehmen oder Ihre Abteilung in allen Bewerbungsschreiben angeben muss.
Beschriften Sie eine Überschrift mit dem Titel „Budget“ für den Job (falls zutreffend). Geben Sie den Höchstbetrag für das Projekt ein, damit alle Antragsteller Ihren maximalen Budgetbetrag kennen.
Machen Sie eine Kopfzeile mit der Bezeichnung "Deliverables" und schreiben Sie eine kurze Erklärung zu den erwarteten Joblieferungen, die erfüllt werden müssen. Informieren Sie die Interessenten, dass eine detaillierte Aufstellung der Ergebnisse in die vollständige Ausschreibung für den Job aufgenommen wird.
Schreiben Sie eine Überschrift mit dem Titel „Deadline“ und geben Sie unter der Überschrift den erforderlichen Fertigstellungstermin an. Geben Sie ggf. eine Aufschlüsselung der Meilensteintermine an oder geben Sie die Meilensteindetails für die Angebotsanfrage an.
Erstellen Sie einen "Samples" -Header (falls zutreffend), und geben Sie an, wie die Bieter Proben früherer Arbeiten einreichen sollen, z. B. über elektronische Digitalfotos im JPEG- oder GIF-Format oder als Anhang zusammen mit ihrer formellen Bewerbung.
Erstellen Sie einen "Verweis" -Header und geben Sie die Anzahl der erforderlichen Verweise sowie die Art der benötigten Kontaktinformationen an, wie Name, Titel, Telefonnummer und E-Mail-Adresse.
Fügen Sie einen Hyperlink in das Schreiben ein, damit die Bewerber eine Verbindung zu einer förmlichen Online-Bewerbung herstellen können, und einen separaten Hyperlink für die Ausschreibung (falls erforderlich). Fügen Sie einen Link für Ihre Website hinzu und fügen Sie die RFP und die Anwendung in Ihre Website ein, die als PDF-Format für Antragsteller zum Hochladen auf ihren Computer formatiert werden kann.
Tipps
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Geben Sie einen Termin für eine Frage-und-Antwort-Sitzung für einen großen Budgetauftrag an und reduzieren Sie die Anzahl der Telefonanrufe und E-Mails, die Sie möglicherweise erhalten, so dass Sie Fragen gleichzeitig beantworten können. Geben Sie einen Kontaktnamen an und geben Sie an, ob die Bieter das Telefon oder die E-Mail-Adresse verwenden sollen, um weitere Fragen zu stellen.
