Die Richtlinien- und Verfahrensdokumente eines Unternehmens sind ein Schlüsselfaktor für die Aufrechterhaltung von Effizienz, Konsistenz und klarer Kommunikation. Einige Unternehmen erstellen einzelne Dokumente für verschiedene Verfahren, während andere alle Richtlinien und Verfahren in einem Handbuch zusammenfassen, das sie jedem Mitarbeiter vorlegen. Gut dokumentierte Richtlinien und Verfahren bieten Mitarbeitern, Kunden und dem Unternehmen Vorteile.
Erwartungen einstellen
Die Unternehmensrichtlinien setzen oft Erwartungen an das Verhalten der Mitarbeiter in Bezug auf Themen wie Anwesenheit, Aktualität, Kleiderordnung, Sicherheitsvorschriften und mehr. Richtlinien- und Verfahrensdokumente legen häufig die Verantwortung des Unternehmens gegenüber seinen Mitarbeitern fest, einschließlich Einstellung der Chancengleichheit, Urlaub und Krankheit, Familienurlaub usw. In Beschäftigungskontakten und Angebotsbriefen kann auf das Unternehmensrichtlinien- und Verfahrenshandbuch (oder das Mitarbeiterhandbuch) verwiesen werden Der Mitarbeiter erklärt sich damit einverstanden, die im Handbuch festgelegten Regeln einzuhalten. In einigen Unternehmen müssen neue Mitarbeiter ein Formular unterschreiben, aus dem hervorgeht, dass sie das Handbuch erhalten haben.
Effizienz fördern
Der effizienteste Weg, um ein Ziel zu erreichen, ist die ultimative Basis der Unternehmensprozesse. Dies ist möglicherweise nicht der einfachste oder schnellste Weg, aber es ist der am wenigsten arbeitsintensive Weg, um das Ziel zu erreichen, ohne auf Qualität zu verzichten, Risiken einzugehen oder regulatorische Anforderungen zu ignorieren. Wenn jeder Mitarbeiter für jede Aufgabe das festgelegte Verfahren einhält, wird das Unternehmen theoretisch alle Ziele auf möglichst effiziente Weise erreichen. In der Realität kann die bevorzugte Prozedur nicht jedes Mal möglich sein, daher enthalten viele Prozesse eine bestimmte Richtlinie zum Umgang mit einer solchen Situation. Dies kann die Genehmigung von einer höheren Ebene oder einfach zusätzliche Dokumentation umfassen.
Konsistenz fördern
Konsistenz führt im Allgemeinen zu Effizienz. Wenn Menschen die Dinge jedes Mal auf die gleiche Weise ausführen, können sie den Prozess in kürzerer Zeit abschließen, was bedeutet, dass sie mehr Arbeit in derselben Zeit erledigen können. Konsistenz schafft auch Vertrauen. Durch konsistente Methoden wird sichergestellt, dass das Unternehmen die Konten bei jeder Interaktion mit der gleichen Sorgfalt und Präzision behandelt. Konsistenz hilft Mitarbeitern und Kunden, zu wissen, was in einer bestimmten Situation zu erwarten ist.
Bleib legal
Gesetze, Regulierungsbehörden oder Versicherungsunternehmen verlangen von den Unternehmen, dass sie einige Prozesse und Verfahren dokumentieren und verteilen. Zum Beispiel verlangen die meisten Staaten, dass Unternehmen einen festgelegten Prozess für die Bearbeitung von Entschädigungsansprüchen von Arbeitnehmern haben und sicherstellen, dass alle Mitarbeiter wissen, wie der Prozess funktioniert. Versicherungsunternehmen und Aufsichtsbehörden wie die OSHA verlangen von den Unternehmen detaillierte Sicherheitsrichtlinien, insbesondere in einer Produktionsumgebung. Durch die Aufnahme dieser Informationen in ein Prozess- und Verfahrensdokument kann das Unternehmen die Distributionsanforderungen erfüllen.
Effektiv kommunizieren
Ein Unternehmen kann viele Mitarbeiter, mehrere Standorte und / oder Mitarbeiter haben, die in verschiedenen Schichten arbeiten. Die Mitarbeiter verlassen das Unternehmen und neue Mitarbeiter werden in das Unternehmen aufgenommen. Der einfachste Weg, Erwartungen und Prozesse an alle Mitarbeiter zu kommunizieren, ohne jemanden zu verpassen, Informationen auszulassen oder inkonsistent zu sein, besteht darin, ein formelles Richtlinien- und Verfahrensdokument zu verfassen und zu verteilen. Wenn Sie sicherstellen, dass alle auf dieselben Informationen zugreifen können, schützen Sie das Unternehmen auch vor unbegründeten Kündigungsverfahren.
