Unternehmen, Regierungsbehörden und andere Organisationen weisen DLNs wichtige Dokumente als eindeutige Identifikationsnummer zu. Obwohl DLNs in jeder Organisation verwendet werden können, sind sie insbesondere in Finanzorganisationen wie Banken und Steuerbehörden üblich. Der Internal Revenue Service ist auf DLN angewiesen, um die Steuererklärungen und viele Aufzeichnungen, einschließlich Steuerbefreiungsentscheidungen, zu verfolgen.
Dokumentenlokator-Nummern
Eine Dokumentenlokatornummer ist eine mehrstellige Zahl, die einem bestimmten Dokument zugewiesen wird, damit das Dokument problemlos in die ursprüngliche Quelldatei zurückverfolgt werden kann. Jede Organisation erstellt ein eigenes Protokoll für DLNs, die Nummern sind jedoch normalerweise genau formatiert. Beispielsweise können die ersten beiden Ziffern die Quelle des Dokuments angeben, die nächsten zwei Ziffern die Art des Dokuments und andere Ziffern können das Erstellungsdatum, Kategoriencodes und andere wichtige Merkmale des Dokuments angeben.
DLNs und Steuerbefreiungen
Der IRS verwendet DLNs, um seine Ermittlungsschreiben und andere Dokumente, die Steuerbefreiungsmaßnahmen betreffen, nachzuverfolgen. Ein typisches Steuerdokument enthält mehrere ausführliche Identifikatoren, z. B. eine Arbeitgeberidentifikationsnummer für ein Unternehmen oder eine Sozialversicherungsnummer für eine Einzelperson, sowie Name und Adresse und den IRS-Fallmanager. Es enthält auch eine 14-stellige Dokumentensuchnummer.
Format
Die von der IRS für Steuererklärungen und für Steuerbefreiungsdokumente verwendeten DLNs enthalten 14 Ziffern, die in sieben Felder unterteilt sind. Jedes Feld hat eine bestimmte Bedeutung, die im IRS-Verwaltungssystem nützlich ist. Das erste Feld besteht beispielsweise aus zwei Ziffern und stellt das IRS-Bearbeitungszentrum dar, das die Ausnahmeanforderung bearbeitet. Andere Felder umfassen Codes für die Steuerklassifizierung, einen Datumscode sowie eine Block- und Seriennummer, um die Details zur Handhabung und Übertragung des Dokuments zu identifizieren.
Beispiele
Non-Profit-Organisationen veröffentlichen manchmal IRS-Bestimmungsschreiben, in denen der steuerfreie Status der Gruppe beschrieben wird. Der Brief enthält DLNs. Der IRS veröffentlicht seine Verfahrenshandbücher zur Verwendung von DLNs für das Dokumentenmanagement. Beispielsweise enthält das Handbuch "Automatisierte Verarbeitungsverfahren für ausgenommene Organisationen" die Benutzer, das System nach DLN, der Identifikationsnummer des Arbeitgebers oder mehreren anderen Kennungen abzufragen.
