Die Fit / Gap-Analyse wird verwendet, um jeden Funktionsbereich in einem Geschäftsprojekt oder Geschäftsprozess zu bewerten, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Dazu gehört das Identifizieren von Schlüsseldaten oder Komponenten, die in das Geschäftssystem passen, und Lücken, die Lösungen benötigen. Diese Technik stützt sich auf mehrere Ziele, die alle auf die Bestimmung der Schlüsselkomponenten abzielen, die zur Erzielung der besten Praktiken in einer Organisation erforderlich sind.
Zweck
Für jedes Projekt besteht der Hauptzweck der Fit / Gap-Analyse darin, sicherzustellen, dass jedes Projekt gemäß den als effektiv und effizient angesehenen Methoden ausgeführt wird. Außerdem werden für jeden Geschäftsprozess Änderungen empfohlen, z. B. wichtige Themen und Schnittstellen, für die Richtlinienanpassungen erforderlich sind, um die Zielergebnisse zu gewährleisten.
Fit / Gap-Sitzungen
Die Fit / Gap-Analyse wird durch eine Reihe von Sitzungen von Geschäftsinhaber, Projektinhaber, Manager, Geschäftsexperten oder Beratern durchgeführt. Jede Arbeitssitzung konzentriert sich auf eine zentrale Prämisse: Entwicklung von Input, den die Organisation als Teil ihrer Regeln und Standardvorschriften verwenden wird. Alle wichtigen Themen und kontroversen Themen werden in jedem Meeting behandelt. Vertreter des Managements müssen an jeder Sitzung teilnehmen, bei der ein zentrales Problem oder Anliegen angegangen wird.
Sitzungsabdeckung
In einer Fit / Gap-Analysesitzung werden normalerweise die folgenden Probleme und Maßnahmen behandelt: Festlegung der Anforderungen für erforderliche Geschäftsprozesskonvertierungen; Erkennen aller benutzerdefinierten Aufgaben, die ausgeführt werden sollten; Ausarbeitung von Testmaßnahmen; Ermittlung von Sicherheits-, Berichterstattungs- und Dokumentationsverfahren; und Erstellen von Regeln und Standardprozessen.
Informationsverarbeitung
Nach einer vorläufigen Lösung oder Diskussion von Problemen werden Aufgaben definiert, die erforderlich sind, um diese Anliegen zu ändern oder zu behandeln. Das Team überprüft alle Informationen zu dem Problem oder Anliegen. Die Dokumentation und Bewertung von Akten aus früheren Phasen mit organisatorischen Änderungsmaßnahmen wird ebenfalls durchgeführt.
Aufgabenidentifikation
Alle Aufgaben, die zum Auslösen der Empfehlungen einer Fit / Gap-Analyse erforderlich sind, werden aufgelistet. Abhängigkeiten zwischen Aufgaben werden ermittelt, um den Projektplan zu strukturieren. Alle für die Erledigung jeder Aufgabe erforderlichen Ressourcen werden dann für jede Funktionsgruppe innerhalb der Organisation identifiziert. Schließlich werden die Rollen und Funktionen der Teammitglieder und Funktionsgruppen speziell festgelegt.
