Eine Standardarbeitsanweisung ist ein schriftliches Dokument, in dem die spezifischen Aktionen aufgeführt sind, die zur Durchführung einer sich wiederholenden Aufgabe oder eines wiederkehrenden Prozesses ausgeführt werden müssen. SOPs folgen keiner festgelegten Gliederung oder Vorlage, da sie je nach Organisation und Verwendung variieren. Beispielsweise würde eine SOP für Produktionsvorgänge in einer Fertigungsstätte stark von der für die Schulung von Verkaufspersonal in einer Einzelhandelsumgebung festgelegten abweichen.
Ziele
Unternehmen können SOPs durchführen, um Abfälle zu reduzieren und den Gewinn zu steigern. Eine gemeinnützige Organisation kann eine SOP verwenden, um der Community besser zu dienen. Einige Unternehmen setzen SOPs ein, um die Einhaltung staatlicher Vorschriften zu gewährleisten oder die Sicherheit am Arbeitsplatz zu verbessern. Obwohl die Gründe für das Streben nach Verbesserung etwas variieren können, unabhängig von der Umgebung, in der eine SOP verwendet wird, Hauptziel ist die Verbesserung der Effizienz in gewisser Hinsicht.
David Grusenmeyer, Senior Associate Associate an der Cornell University, bezeichnet Varianten in einem Betriebssystem als "Feind" von Qualität und Effizienz. Daher kann eine Standardbetriebsprozedur verwendet werden, um die Abläufe zu rationalisieren, indem ein unveränderlicher Satz von Schritten eingerichtet wird, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen.
Warum SOPs verwenden?
Organisationen vom US-Militär über gemeinnützige Organisationen bis hin zu großen Unternehmen nutzen SOPs, um:
- Effizienz steigern.
- Qualität steigern.
- Gewährleistung der Sicherheit.
Spezifische SOPs können unter anderem für Produktionslinien, die Bereinigung des Arbeitsplatzes, die Schulung der Mitarbeiter, den Abrechnungsprozess und die Leistungsbeurteilung der Mitarbeiter geschrieben werden.
Vorbereitende Arbeiten zur Erstellung von SOPs
Um eine individuelle SOP zu erstellen, schlägt Grusenmeyer mehrere Schritte vor:
- Suchen Sie nach Bereichen in Ihrem Unternehmen, in denen Standardarbeitsanweisungen von Vorteil sind.
- Legen Sie anhand Ihrer Ergebnisse ein oder zwei Bereiche fest, in denen der Erfolg am wahrscheinlichsten ist und die Gewinne am stärksten betroffen sind.
- Gehen Sie für Ihre Fokusbereiche die Schritte durch, die für jede Operation erforderlich sind, und ordnen Sie sie nach Wichtigkeit ein.
- Stellen Sie abschließend ein Team von Managern und Mitarbeitern mit dem besten Wissen über den Prozess zusammen und koordinieren Sie sich mit der Gruppe, um die SOPs zu erstellen.
SOP schreiben
Benennen Sie die SOP und beschreiben Sie, welche Aufgaben enthalten sind. Geben Sie in der Beschreibung Details an über:
- Wer wird die Arbeit machen?
- Welche Materialien und Geräte werden benötigt?
- Was soll das Endergebnis sein?
Geben Sie Schritt-für-Schritt-Details an, wie Sie die Aufgabe erledigen können, bis zu dem Punkt, an dem ein unbeaufsichtigter Mitarbeiter die Aufgabe ordnungsgemäß ausführen kann, indem Sie die Anleitung befolgen. Unterrichten Sie alle Mitarbeiter, die in gewisser Weise an der Aufgabe arbeiten, über die Details der SOP, und überwachen und bewerten Sie die SOP konsequent.
Tipps
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Wenn Ihre Organisation oder Ihr Unternehmen einmal eine Operation oder ein Verfahren durchführen würde, z. B. für ein spezielles Projekt, wäre eine SOP ohne Bedeutung. Wenn jedoch wiederkehrende Verfahren Teil der Geschäftstätigkeit sind, ist das Erstellen einer SOP eine solide Geschäftsführung.
