Unternehmen, Kirchen und viele andere Arten von Organisationen verwenden Erstattungsformulare, um Ausgaben nachzuverfolgen und Zahlungen an Arbeitnehmer oder Freiwillige für entstandene Kosten zu leisten. Wenn Angestellte oder Freiwillige verschiedene Aktivitäten durchführen oder Vorräte für die Zwecke der Organisation erwerben, wird ihnen das ausgegebene Geld in der Regel erstattet. Um diese Ausgaben nachverfolgen und sicherstellen zu können, dass die richtigen Personen dafür bezahlt werden, müssen sie bei Bedarf ein Erstattungsformular ausfüllen.
Verwenden Sie ein Tabellenkalkulationsprogramm, um Erstattungsformulare zu erstellen. Drucken Sie das Formular auf den Firmenbriefkopf.
Erstellen Sie einen Ort für den Namen, die Telefonnummer und die Adresse der Person, die eine Erstattung beantragt.
Geben Sie das Datum ein, an dem die Ausgabe entstanden ist. Wenn sich die Ausgaben über mehrere Tage erstrecken, werden alle entsprechenden Daten in dieser Spalte oder Zeile angezeigt.
Lassen Sie ein Leerzeichen, um eine Beschreibung des Zweckes der Kosten zu erhalten, z. B. Geschäftsreisen, für ein Projekt erworbenes Material oder ein Geschäftstreffen während des Mittagessens.
Lassen Sie mehrere Zeilen für die Art der entstandenen Ausgaben. Fügen Sie Kästchen mit den üblichen Ausgaben Ihres Unternehmens hinzu, z. B. für Lebensmittel, Vorräte oder Gas.
Lassen Sie Zeilen für den Betrag neben der Kostenart. Mehrere Zeilen für Art und Betrag ermöglichen die Rückerstattung mehrerer Ausgaben auf demselben Formular.
Hinterlassen Sie eine Signaturzeile. Geben Sie an, dass Sie auch eine Kopie der Quittung bevorzugen, die dem Formular beigefügt wird.
