Profitable Organisationen verlassen sich auf formale und informelle Geschäftskommunikationsmuster. Formale Kommunikationskanäle sorgen für Struktur zu produktiven Ergebnissen. Informelle Interaktionen ermöglichen den Aufbau authentischer Beziehungen und alternative Methoden, um eine Bedeutung in der Organisation zu erzeugen. Beide ergänzen sich und können bei effektiver Anwendung das Unternehmen stärken. Jeder kann geplant werden, aber informelle Kommunikation ist normalerweise spontan.
Zweck der formalen Kommunikation
Formelle Geschäftskommunikation ist ein strategischer Informationsaustausch, der eine klare Agenda unterstützt. Diese Informationen werden traditionell als interne Kommunikationsmethode betrachtet, können jedoch strukturierte Interaktionen mit Personen und Entitäten außerhalb der Organisation einschließen.
Formelle Kommunikation kann auch informelle Interaktionen auslösen.Zum Beispiel kann ein Chief Officer eine Besprechung oder ein Rathaus treffen, bei denen Kommentare zu Diskussionsthemen abgerufen werden können. Dies kann jedoch zu persönlichen Interaktionen, Geschichten und Ideen führen, die nicht auf der ursprünglichen Agenda standen.
Arten der formalen Kommunikation
Organisationen können mit ihrem internen Team durch schriftliche oder mündliche Kommunikation kommunizieren. Manager können formale schriftliche Tools wie E-Mails, Blogeinträge, Schulungsmaterial zur Orientierung oder Newsletter verwenden. Vorträge, Meetings und geplante Konferenzen sind Beispiele für verbale Interaktionen als formale Kommunikationsstrategie. Die formale Kommunikation kann auch die strategische Platzierung von Bürosignalen, Mitarbeiterbewertungen und die Zusammenarbeit mit gemeinnützigen Organisationen umfassen. Kurznachrichten und Auftritte von Führungskräften sind auch kreative Wege, um Geschäftsbeziehungen durch formelle Kommunikation zu verbessern.
Zweck der informellen Kommunikation
Spontane Interaktionen entfachen eine "Grapevine" von Informationen, die über informelle Kommunikationsnetzwerke ausgetauscht werden. Informelle Geschäftskommunikation sollte formale Netzwerke ergänzen. Authentische und gewinnbringende Beziehungen werden durch diese Methode verfestigt. In einigen Fällen kann die informelle Atmosphäre dazu führen, dass Informationen unkompliziert und unachtsam verteilt werden. Aus diesem Grund sollte das gesamte Personal bei der informellen Kommunikation besonders auf den Austausch sensibler Informationen achten. Obwohl schriftliche Kommunikation auch informell sein kann, sollte es angebracht sein, rechtliche und ethische Fragen zu vermeiden.
Arten der informellen Kommunikation
Informelle mündliche Kommunikation kann während der Mittagspause, bei Interaktionen auf dem Flur und beim Telefonieren stattfinden. Kreative Wirtschaftskommunikatoren können absichtlich handschriftliche Notizen, Textnachrichten und Jubiläumserkennungen sowie Geburtstagskarten enthalten, um Beziehungen zu ihren Kollegen aufzubauen.
Dynamik der Unternehmenskommunikation
Informationen können vom Management an den Mitarbeiter übermittelt werden oder umgekehrt. Unternehmen, die hauptsächlich in formellen Netzwerken gegründet sind, weichen selten von den Regeln und Protokollen ab. Auf der anderen Seite fördern informelle Unternehmenskulturen Spontanität und zwanglose Netzwerke. Unabhängig von der Unternehmenskultur wachsen Organisationen durch ein strategisches Gleichgewicht formeller und informeller Netzwerke. Organisationen profitieren vom Aufbau eines offenen Kommunikationsnetzwerks, das Feedback von Mitarbeitern und Managern enthält.
